SBA Compta passe de 3 jours à 1 heure par mois pour la gestion de ses relances clients

SBA Compta, entreprise créée en 2013, est une des premières startups à disrupter l’univers de l’expertise-comptable grâce à un modèle innovant combinant une comptabilité 100% digitale et des business coachs (des comptables) 100% dédiés qui apportent des conseils pluridisciplinaires.

Nous avons rencontré Ksenia Blandin, directrice administrative et financière, pour échanger autour de ses problématiques de relances clients, de la mise en place de LeanPay et de ses résultats.

Avant LeanPay

Des relances clients entièrement manuelles

2/3 jours par mois consacrés aux relances

Des collaborateurs comptables sans visibilité sur leurs comptes clients et une nécessité de demander les informations

Avec LeanPay

Simple validation des relances déjà préparées

1 heure par mois pour la gestion des relances

Des collaborateurs comptables autonomes avec une vision des comptes non soldés de tous leurs clients

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Une gestion manuelle des relances clients

Ksenia Blandin nous explique qu’elle gère plusieurs cabinets d’expertise-comptable au sein du groupe SBA Compta, comme l’entreprise B Experts, également cliente chez LeanPay. Chaque entité a une comptabilité séparée et Ksenia Blandin s’occupe des relances clients pour chaque entreprise.

“Je faisais les relances tous les mois et à chaque fois, j’y passais 3 jours. Tout était manuel. J’utilisais un fichier Excel pour le suivi des factures en retard. Et, j’avais aussi un modèle de mail que je copiais-collais en spécifiant les soldes non réglés avec le détail des factures. J’ajoutais les factures en pièce jointe des mails. C’était très long, surtout quand il y avait des courriers recommandés à faire puisque je devais en plus les déposer à la Poste.”

Une étape tellement chronophage qu’elle a dû arrêter les relances pour les petits clients concernés par seulement une ou deux factures non payées. “La plupart de nos clients sont des TPE/PME dont le cœur de métier, c’est d’être taxi, coiffeur etc. Ce n’est pas de payer des factures. Ils n’ont pas la personne en interne pour gérer cette partie. Ils ont donc vraiment besoin de ces relances”, analyse-t-elle avec lucidité.

Outre les problématiques de volume de relances clients à effectuer et de temps passé, une troisième a aussi émergé. “Nos comptables, les business coachs, n’avaient pas de visibilité au quotidien sur le solde non réglé de leurs clients. Je leur envoyais donc une fois par mois les grands livres clients pour qu’ils puissent voir les paiements qui avaient été faits et ceux qui étaient toujours en attente,” ajoute Ksenia Blandin.

Face à ces constats, elle décide de chercher un logiciel de relances clients pour l’aider et lui faciliter le quotidien. “J’ai contacté deux logiciels. Socrate [Tellier, CEO et co-fondateur de LeanPay, N.D.L.R.] m’a fait une présentation de LeanPay. C’est le 1er outil que je voyais. Il me convenait tout à fait alors finalement je n’ai pas comparé avec le 2ème.” En revanche, Ksenia a demandé à avoir un retour d’un client expert-comptable pour connaître son usage de LeanPay. C’est ainsi qu’elle a pu s’entretenir avec Fabien Corneillie de CTN France qui a optimisé son process de relances clients. “Effectivement, il m’a dit qu’il adorait le logiciel. Cela faisait plusieurs mois qu’il l’utilisait et il l’avait beaucoup aidé à récupérer ses créances. Il m’a complètement convaincue,” renchérit-elle.

Un accompagnement personnalisé pour une mise en place en douceur

SBA Compta et B Experts ont toutes les deux leur comptabilité sur le logiciel Cegid. La méthode d’intégration préconisée est la synchronisation comptable grâce à l’import dans LeanPay des grands livres. Ksenia Blandin nous raconte comment s’est déroulée sa prise en main de LeanPay et sa mise en place en interne.

“Nous avons d’abord fait un call ensemble. L’équipe a été très patiente avec moi : au début, je posais des questions chaque jour pour comprendre comment cela fonctionnait. C’était important pour moi parce que je devais ensuite l’expliquer aux équipes.”

Ksenia Blandin souligne aussi la résistance au changement qu’un nouveau logiciel peut faire émerger. “Tous les membres de l’équipe ont été très enthousiastes quand je leur ai présenté LeanPay. Mais la mise en place a tout de même été un peu dure parce que, la nouveauté, c’est toujours compliqué. Chaque collaborateur a son propre accès à son portefeuille clients. Aujourd’hui, ils sont 7 à l’utiliser sur 15. Il faut dire que j’ai mis en place LeanPay durant la période fiscale, puis il y a eu les vacances. Petit à petit, nous allons y arriver.”

“De mon côté, une fois les paramétrages faits, tout fonctionne très bien. Je trouve que c’est très confortable à utiliser pour suivre les soldes non réglés et relancer les clients. En plus, j’ai un seul identifiant et mot de passe pour me connecter et gérer plusieurs sociétés. On peut jongler facilement de l’une à l’autre.”, ajoute-t-elle. D’ailleurs, Ksenia Blandin parle d’ores et déjà d’implanter LeanPay dans d’autres sociétés du groupe SBA Compta et de conseiller aussi l’outil à leurs clients PME qui subiraient des retards de paiement.

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De 3 jours à 1 heure par mois pour les relances clients

Ksenia Blandin est ravie de l’outil et ne tarit pas d’éloges à son sujet : “En juin et juillet dernier, j’ai envoyé énormément de relances. J’ai eu beaucoup de retours de clients qui avaient tout simplement oublié que leur facture n’était pas réglée. Je peux confirmer que cela fonctionne très bien. Je le conseille fortement aux autres sociétés qui ont les mêmes soucis que nous pour relancer les clients. En plus, le logiciel est très facile à utiliser.”

Pour SBA Compta, LeanPay est plus qu’un outil de recouvrement, comme l’explique Ksenia Blandin. “Ce n’est pas qu’un logiciel de relance de nos clients. C’est aussi un logiciel interne pour nos collaborateurs. Ils sont plus autonomes dans leur travail. Ils peuvent finaliser la liasse fiscale en consultant facilement le solde non réglé du client, en regardant l’historique des échanges, par exemple si j’ai mis en place un échéancier. Ils peuvent aussi directement voir les factures parce qu’il y a les PDF attachés aux écritures. Ils n’ont plus besoin de moi et c’est vraiment top. Cela change pas mal de choses pour nos équipes”.

Le gain de temps souhaité initialement est aussi au rendez-vous. Quand le temps consacré à la gestion du poste clients était de 2 à 3 jours par mois, le constat est désormais tout autre.

“J’y passe maintenant 1 heure par mois pour les deux sociétés. Et c’est tout compris, de A à Z : l’export des grands livres clients et les relances clients !“

Ksenia Blandin tient également à souligner l’écoute et la disponibilité de l’équipe. “Chez LeanPay, vous écoutez vos clients et j’apprécie beaucoup. Par exemple, un de mes clients m’avait fait un retour au sujet du mail de relance. Il avait peur de cliquer sur le bouton « Payer mes factures » car il pensait qu’il allait les régler directement sans les voir avant. J’ai donc demandé à Socrate de modifier le texte du bouton pour avoir « Voir et payer mes factures ». LeanPay a changé cela très rapidement. D’ailleurs, le logiciel est mis à jour régulièrement avec des nouveautés. En tout cas, l’équipe est toujours très à l’écoute, réactive et compétente.”