Logiciel de Relance client

Un logiciel de relance client vous apporte de nombreux bénéfices :

• un gain de temps considérable : grâce à l’automatisation de nombreuses tâches, vous avez plus de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier ou des missions à plus forte valeur ajoutée. Avec LeanPay, vous divisez par 4 le temps passé aux relances de vos clients.
• une hausse de votre trésorerie grâce à la baisse des délais de paiement : avec les scénarii de relances personnalisés et automatisés, aucune facture en retard n’est oubliée. C'est pourquoi, 97,5% des factures importées dans LeanPay sont réglées durant cette phase de relances. Vous réduisez ainsi votre DSO de 20% en moyenne (d’après les résultats constatés chez nos clients).
• une analyse plus performante : notre logiciel de relance client vous fournit des informations fiables et en temps réel afin de vous aider à prioriser vos actions et à prendre les bonnes décisions.

Un logiciel de relance client peut être utilisé autant par une équipe finance en interne que par un expert-comptable qui agit pour le compte d'une entreprise.

Les critères pour bien choisir son logiciel de relance client dépendent en fait de vous, de vos besoins et de vos contraintes. En voici quelques-uns :

• La taille de votre entreprise

TPE, PME et ETI ne recherchent pas tout à fait les mêmes fonctionnalités.

Les logiciels de relance client n'ont pas non plus tous la même cible. Selon les fonctionnalités proposées, ils s'adresseront tantôt à des TPE, tantôt à des ETI. Assurez-vous que le logiciel de relance client qui vous intéresse réponde bien à vos problématiques.

• Vos besoins en termes de fonctionnalités

Vous devez identifier ce qui vous semble indispensable. Par exemple : vous souhaitez utiliser votre logiciel de relance client pour 3 sociétés : l'outil doit donc permettre une gestion multi-entités. Vous avez un business à l'international ? Il vous faut le multi-devises.

• Votre outil comptable

La connexion entre le logiciel de relance client et votre outil de facturation est primordiale. Le logiciel y récupère les factures, les paiements et les coordonnées clients. Rassurez-vous, notre outil de relance LeanPay est compatible avec toutes les solutions comptables. Mais ce n'est pas le cas de tous les acteurs alors renseignez-vous bien !

• Votre budget

Bien évidemment, le coût du logiciel de relance client est un critère de choix ! Chez LeanPay, les prix sont déterminés notamment en fonction de votre chiffre d'affaires. Nous avons pris le parti de proposer le même logiciel pour tous. Autrement dit, l'ensemble des fonctionnalités y est inclus. Nous n'avons pas de "version dégradée" de l'outil.

• La démo et le test du logiciel de relance client

Si vous hésitez entre différents outils, pensez à réserver une démonstration en visio. Vous pourrez ainsi voir par vous-même les fonctionnalités qui vous sont essentielles et juger de l'ergonomie de l'outil.

C'est également le moment d'avoir des réponses à vos questions !

LeanPay est un logiciel de relance client dans lequel une multitude de fonctionnalités permet de personnaliser ses relances. Même quand elles sont automatisées !

Petit tour d'horizon :

• Les relances par mail et courrier intègrent un relevé de situation du client incluant le numéro de facture, la date d'échéance, le montant dû, le nombre de jours de retard etc.
• Vous pouvez ajouter les factures au format PDF et d'autres documents en pièces jointes (bons de commande, bons de livraison, contrat…)
• Vous pouvez intégrer des variables dans les relances. Par exemple en débutant par "Bonjour [civilité] [nom]"
• Vous avez la possibilité de créer des scénarios de relance différents pour vous adapter à vos clients. Ex :  si vous parlez en anglais avec votre client, prévoyez un scénario dans lequel toutes les relances sont en anglais.
• Dans les paramètres des scénarios, vous pouvez varier les canaux de communication. Si vous avez l'habitude d'échanger par téléphone avec certains de vos clients, pourquoi ne pas intégrer le sms ou l'appel à votre stratégie de relance ?
• Vous pouvez adapter la fréquence des relances en fonction de l'historique de comportement de paiement de vos clients.
• LeanPay propose des modèles de mails de relance déjà établis. Vous pouvez partir de ceux-là et les modifier pour les adapter à votre façon de communication et/ou à vos clients.
• Vous pouvez paramétrer l'envoi des mails afin que ceux-ci partent de votre propre adresse mail.
• Dans les sms et mails de relance, LeanPay ajoute automatiquement un lien vers un portail client sur lequel le client peut consulter, télécharger et payer ses factures.

Avec un logiciel de relance client comme LeanPay, vous pouvez créer différents scénarios de relance. Notre outil propose 4 canaux de communication : SMS, mail, courriers et appel téléphonique.

Ajouter une étape de relance par téléphone dans votre scénario a 3 avantages :

• Identifier la cause du retard de paiement

En discutant de vive voix avec votre client, vous pourrez connaître la raison de l'impayé : un oubli ? un litige ? une difficulté financière ?

• Agir vite

C'est en connaissant le blocage que vous pourrez y répondre de façon adaptée, comme passer la facture en litige et suivre sa résolution ou encore proposer un échéancier de paiement etc.

• Préserver votre relation client

Tout ce qui touche au recouvrement peut parfois être considéré comme un sujet délicat. C'est pourquoi, le contact direct avec votre client est toujours apprécié.

L’appel téléphonique permet ainsi de qualifier le dossier et est donc une étape indispensable dans une procédure de relances clients optimisée.

Voici les 5 fonctionnalités indispensables dont doit disposer un bon logiciel de relance client.

1 - Les scénarios de relance

On ne relance pas tous ses clients de la même façon ! De ce fait, les meilleurs logiciels de relance client vous permettent de créer vos propres scénarios de relance. Facilement. Autant que vous le souhaitez. Chaque scénario de relances clients doit être personnalisable sur les critères suivants :

• le délai entre chaque relance
• le moyen de communication : un mail, un sms, un appel, un courrier...
• la personnalisation du message avec par exemple des variables sur le nom/prénom de votre interlocuteur, le nombre de factures en retard, le montant total etc. L’édition des mails et courriers vous permet aussi d’avoir une gradation du message et du ton employé selon le niveau de retard. Cela permet aussi de gérer les relances dans différentes langues.
• la possibilité d'automatiser l'envoi des relances
• la possibilité d'intégrer en PJ des mails et courriers les factures ou tout autre document (bon de livraison, RIB, contrat etc.)

2 - L'automatisation

Une solution de relance client doit pouvoir effectuer à votre place de nombreuses tâches chronophages et sans valeur ajoutée. Elle récupère automatiquement les nouvelles factures émises, les dates d'échéance, les paiements pour identifier les factures en retard. Vous gagnez du temps sur votre suivi des créances. Grâce aux scénarios de relances créés et à l'envoi automatique des relances, le logiciel gère pour chaque client le mail ou le sms à envoyer. Par exemple une relance préventive pour vous assurer que le client a bien reçu la facture et que la date d'échéance approche.

Un logiciel de relance client vous indique toutes les relances du jour qui doivent être envoyées. Un peu comme une "to-do". Il vous prémâche le travail et vous n'avez plus qu'à valider les envois.

3 - La personnalisation des relances

Un bon logiciel de relance client (et c'est le cas de LeanPay) vous propose des modèles de relance différents adaptés au niveau de retard. Le message et le ton sont différents dans une relance à 6 jours de retard et une à 67 jours ! Vous avez ainsi une base que vous pouvez totalement modifier.

Chaque mail ou courrier de relance contient en plus le relevé du client avec l'ensemble de ses factures échues ou non. Vous avez là aussi la possibilité de ne lui transmettre que ses factures échues.

4 - Historique des relances

D'après les utilisateurs de LeanPay, disposer d'un historique des relances déjà réalisées et les notes associées (par exemple, le compte rendu d’un échange téléphonique) est très utile : cela vous permet d’être plus pertinent à la relance suivante. Surtout si elles sont faites par différentes personnes !

Chacune a l’historique du dossier sous les yeux, par facture et par client.

5 - Paiement en ligne

Un logiciel de relance client doit vous aider à être payé plus vite. Aussi, il doit proposer directement depuis ses relances un accès à un portail client sur lequel le débiteur peut régler ses factures.

C'est encore mieux s'il vous permet de mettre à disposition de vos clients différents moyens de paiement. Vous répondrez ainsi plus facilement à leurs habitudes dans l’optique de toujours simplifier la phase de paiement.

L'accès à un portail client sécurisé a aussi l'avantage de permettre à votre client de voir sa situation : consulter l'ensemble de ses factures (payées ou non) et les télécharger.

Un logiciel de relance client permet d'automatiser de nombreuses tâches. Très souvent, elles sont chronophages et sans grande valeur ajoutée.

Voici les trois grands avantages à automatiser sa gestion des relances.

• Amélioration des conditions de travail des équipes finance

Un logiciel de relance client élimine les tâches manuelles et répétitives. Le travail quotidien des équipes financières s'en trouve de fait beaucoup plus agréable. Elles peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus valorisantes, en lien direct avec les clients, comme trouver des solutions aux factures impayées (escompte, échelonnement du paiement...).

• Se faire payer plus rapidement

L'automatisation de la gestion du poste clients permet d'intégrer toutes les étapes d'une procédure de recouvrement : depuis LeanPay, on peut analyser en temps réel les délais de paiement, relancer les clients débiteurs, leur proposer différents moyens de paiement en ligne, ou encore si besoin constituer un dossier de recouvrement judiciaire et le transmettre à un prestataire externe. Intégrer l'ensemble du process et automatiser toutes les tâches répétitives de chaque étape permet d'augmenter sa performance.

• Diminuer les coûts

Un système de recouvrement manuel est inefficace : beaucoup de tâches chronophages et répétitives, résultats trop faibles et aléatoires. Conséquences : les sociétés doivent parfois avoir recours à des emprunts bancaires ou de l'affacturage pour financer leur BFR. Or, ces modes de financement sont coûteux et bien plus qu'un abonnement pour un logiciel de relance client.

Pour rappel, la relance préventive est envoyée par mail ou sms au client quelques jours avant la date d'échéance de la facture. Aucun retard n'a donc été constaté.

La relance préventive a deux avantages majeurs :

• l'anticipation pour améliorer sa trésorerie

Prendre contact avec son client à quelques jours de la date d'échéance permet de s'assurer qu'a priori rien n'empêche le règlement à la date prévue.

Dans la plupart des cas, il s'agit simplement d'une petite piqûre de rappel au sujet de la date d'échéance. Cela évite l'excuse de l'oubli.

Dans d'autres cas, c'est aussi l'occasion de constater qu'une facture n'a pas été reçue, qu'il y a un litige qui compromet le règlement en temps et en heure, que votre client rencontre des difficultés financières etc. Peu importe la situation, vous pouvez réagir vite derrière pour tenter de respecter quand même la date d'échéance.

La relance préventive permet d'accélérer les encaissements et donc de réduire les délais de paiement.

• Se montrer professionnel

Envoyer des relances préventives pour chaque facture est le signe que votre entreprise suit scrupuleusement son poste client. Votre attitude reflète votre sérieux et votre professionnalisme.

En utilisant notre logiciel de relance client LeanPay, vous pouvez automatiser l'envoi de toutes vos relances préventives. Rien de plus simple : lorsque vous paramétrez dans votre scénario votre relance préventive (Combien de jours avant échéance ? Quel canal ? Quel message ?), il vous suffit d'activer l'option "envoi automatique".

Vous hésitez à intégrer les pénalités de retard à vos relances ? Ce n'est pas surprenant. Beaucoup d'entreprises craignent d'entacher la relation avec leur client. Pourtant, c'est faux ! Ce n'est pas à vous d'être dans une position inconfortable, mais à votre client débiteur.

Voici quelques avantages à réclamer les pénalités de retard.

1- Récupérer le montant des intérêts de retard vous permet de compenser les frais engendrés par les retards de paiement : manque à gagner sur votre trésorerie, temps passé au suivi des relances...

2- Facturer les pénalités de retard, c'est aussi respecter la loi. Cela vous apportera plus de crédibilité et de professionnalisme.

3- Vous signifiez à votre client que votre travail/produit mérite d'être payé. De cette façon, vous augmentez sa valeur perçue.