Reporting recouvrement

Mettre en place une stratégie de recouvrement est nécessaire pour sécuriser sa trésorerie. Une relance systématique de chaque facture, couplée à de bonnes pratiques comme l'automatisation d'une partie des actions, aide à gagner en efficacité dans son recouvrement. Mais, pour mesurer l'impact du recouvrement sur les finances de son entreprise, il faut pouvoir accéder à des données de reporting fiables et à jour. Voici nos conseils pour mettre en place un reporting de recouvrement fiable.

Fiabiliser ses données de recouvrement

Pour avoir un reporting sur lequel s'appuyer dans le suivi de son recouvrement, il est important qu'il soit basé sur des données fiables. Le meilleur moyen de s'en assurer est de réduire le nombre d'interventions manuelles dans la récolte et le traitement de ces données. Que ce soit au moment de leur import ou de leur mise à jour, avoir une connexion directe entre son reporting de recouvrement et ses données comptables réduit le risque d'erreur.

Automatiser la mise à jour du reporting

Garder un reporting de recouvrement le plus à jour possible facilite grandement son analyse. Dans le meilleur des cas, une mise à jour en temps réel peut être possible grâce à certaines intégrations entre son logiciel de reporting et son outil comptable. Sinon, pas de panique ! L'important est de savoir quelle période est couverte par les données que l'on analyse. Si elles sont mises à jour une fois par jour ou par semaine, alors il suffit de le prendre en compte dans les projections.

Plusieurs indicateurs permettent de suivre et d'analyser son reporting de recouvrement. Chacun offre un angle de vue différent sur votre poste clients. Dans le dashboard dont dispose LeanPay, on retrouve notamment le DSO, la balance âgée, les prévisions d'encaissement, l'encours clients, le top débiteur et le top factures.

Le délai de paiement moyen

Le DSO ou délai de paiement moyen est un indicateur fondamental dans l'analyse de son reporting de recouvrement. Il correspond à la durée moyenne écoulée entre l'émission d'une facture et son paiement par le client. Un DSO élevé est de mauvais augure pour votre trésorerie car il s'agit concrètement de tout votre chiffre d'affaires facturé en attente de règlement. Tout l'objectif de votre stratégie de recouvrement est donc de réduire cet indicateur puis de le maintenir le plus bas possible.

La balance âgée

Avec LeanPay, vous pouvez suivre et analyser votre balance âgée client. Intégrer cet indicateur dans votre reporting de recouvrement facilitera la priorisation de vos actions de recouvrement. En effet, la balance âgée regroupe et trie l'ensemble de vos créances clients par ordre d'ancienneté. Elle met en évidence les factures qu'il reste à encaisser en précisant leur montant ainsi que leur retard de règlement. C'est cette hiérarchisation des créances qui vous permet ensuite d'identifier lesquelles sont à relancer en priorité pour réduire rapidement votre délai de paiement moyen.

Les prévisions d'encaissement

Les prévisions d'encaissement vous sont utiles pour affiner votre future trésorerie. Dans LeanPay, elles sont calculées en fonction du délai moyen de paiement des trois derniers mois. L'intérêt là est d'avoir une estimation basée sur la réalité des réglements et non pas sur une date d'échéance. Avec cet indicateur, vous serez plus à même de prendre des décisions éclairées en fonction de vos prochains encaissements.

L'encours clients

Dans notre reporting de recouvrement, nous vous proposons un encours client interactif. Vous voyez non seulement la répartition de l'encours par type de créances (non-échues, échues, en litige, en contentieux, avoirs etc) mais aussi les clients qui composent l'encours et à hauteur de quel montant.

Le top débiteur et le top factures

Le top débiteurs correspond aux 6 entreprises ayant les montants d'encours les plus élevés. Quant aux factures, il s'agit des 6 factures échues les plus importantes en terme de valeur (et le client associé). Ces deux indicateurs à retrouver dans notre reporting de recouvrement vous permettent de prioriser vos relances.

Pour mesurer l'impact au sens général de vos actions de recouvrement, nous vous conseillons de partir d'une situation initiale et de faire un bilan au bout de quelques mois. Vous verrez un impact sur trois grandes catégories :

• Le gain de trésorerie : il s'agit d'une combinaison entre des montants supplémentaires encaissés grâce aux actions de recouvrement et une réduction du délai moyen de paiement (DSO)
• L'accélération des encaissements : vous le constaterez avec la réduction de "l'âge moyen" des créances et via l'augmentation du nombre de factures réglées à échéance.
• Le gain d'efficacité dans le recouvrement.Vous pouvez cumuler 3 KPI pour l'analyser : le coût des actions de recouvrement par facture recouvrée, les cohortes de factures et le temps moyen de recouvrement par facture.

Il est recommandé de comparer ces indicateurs sur une période donnée (mois, trimestre, année) avec et sans les actions de recouvrement pour quantifier leur impact réel. Vous pouvez également segmenter les données par type de client, secteur d'activité ou toute autre dimension pertinente pour identifier les domaines où les actions ont été les plus efficaces.