Bati-Termites a réduit son DSO de 15 jours après 3 mois d'utilisation de LeanPay

Bati-Termites est une entreprise du BTP dans le traitement du bois, des termites et des champignons. Son Directeur Général, Varma Beedassee, utilise LeanPay au quotidien pour l’aider dans la gestion des relances clients et réduire ses retards de paiement. Découvrez son témoignage en détail !

Avant LeanPay

Des relances clients manuelles

Pas de calcul du DSO

Un fichier excel fastidieux à mettre à jour

100 000 € à récupérer

Avec LeanPay

Des relances clients automatiques

Calcul du DSO en temps réel

Une solution simple à utiliser

15 000 € de trésorerie en plus par mois

100 000 € de factures non réglées en temps et en heure

Dans le cadre de ses activités, Bati-Termites travaille beaucoup avec les syndics de copropriété. L’entreprise propose deux types de services :

• des prestations récurrentes. Ces contrats de redevance annuels sont facturés mensuellement avec à chaque fois une échéance à 30 jours fin de mois. Cela équivaut à une vingtaine de factures par mois.
• des prestations ponctuelles, qui concernent par exemple le traitement du bois, des champignons… Dans ce cas-là, Bati-Termites propose un devis. S’il est accepté par son client, les travaux commencent au paiement d’une facture d’acompte d’environ 55%. Cette facture d’acompte est à régler à réception. Une fois l’intervention réalisée, l’entreprise envoie une facture de solde qui est à payer à échéance 30 jours fin de mois.

Varma Beedassee, Directeur Général de Bati-Termites, nous explique leur façon de procéder avec un sous-traitant : “Sur les activités ponctuelles nécessitant d'importants travaux, on passe par un sous-traitant. Une fois l’acompte réglé, on valide le planning d'intervention et on donne le GO au sous-traitant qui effectue le travail. On établit la facture de solde et le sous-traitant nous facture en parallèle. Notre engagement avec notre partenaire est simple : une fois que le syndic nous règle la facture de solde, nous payons notre partenaire. Ainsi, nous restons toujours positifs dans nos dépenses pour le lancement du chantier, et lors du règlement final de notre partenaire”.

Lorsqu’ils ont lancé l’activité, il y a un peu plus d’un an, ils ont vite constaté des difficultés concernant les factures qui n’étaient pas réglées en temps et en heure. Quand ils faisaient le suivi des factures échues, plusieurs raisons étaient évoquées par leurs clients : les syndics ont changé voire même le gestionnaire de copropriété, le courrier de facture n’a pas été reçu car envoyé à la mauvais adresse, ce n’est pas le bon interlocuteur…

“Au total, on a frisé les 100 000 € dehors sur un chiffre d’affaires de 500 000 € ! Tout travail mérite salaire. Il était vital de faire rentrer de la trésorerie.”

Dans le milieu des syndics de copropriétés, Bati-Termites fait face à un autre problème : la multitude d’interlocuteurs. Cela va du gestionnaire, à l’assistant gestionnaire en passant par le comptable...

Avant de se tourner vers LeanPay, Bati-Termites réalisait ainsi son suivi des factures sur un ficher Excel, avec beaucoup de points à tenir à jour :

• Le numéro de facture
• La date de facture
• Le nom du client
• La référence interne
• Le montant
• Le type de dossier (si c’est une prestation récurrente ou ponctuelle)
• La personne en charge de la relance ou du sujet
• La date de la prochaine relance
• Un commentaire si besoin…

“Au début, le fichier était énorme, avec une multitude de lignes. C’était notre premier outil de suivi,” explique Varma Beedassee. Bati-Termites a, en même temps, sollicité Corinne, assistante de gestion, pour réaliser les relances téléphoniques et par mail. “Cela a permis de réduire le nombre de lignes, poursuit-il, mais cela ne se fait pas en claquant des doigts, alors d’un mois sur l’autre, nous nous reprenions la vague de nouvelles factures de redevance, de chantiers… Finalement, on restait dans l’entonnoir : ça baissait un peu et ça remontait très haut”.

“Mon objectif était qu’il fallait baisser ce fameux DSO et infléchir cette courbe ! Sachant que dans le domaine du BTP, il est en moyenne de 72 jours en France !”

Varma Beedassee n’est pas satisfait de cette situation et souhaite être outillé pour pouvoir relancer convenablement : “savoir exactement qui on a relancé, quand, quoi, comment etc. Je voulais quelque chose de sérieux, de simple d'utilisation car la trésorerie est le poumon de l'entreprise.”

15 000 € de trésorerie en plus par mois

Varma Beedassee a commencé à se renseigner sur internet pour trouver un outil adapté. Il a eu un échange avec un concurrent qui devait lui envoyer une proposition mais il n’a jamais rien reçu. En parallèle, il s’est intéressé à LeanPay : “J’étais en relation avec Socrate [Tellier, CEO et co-fondateur de LeanPay, N.D.L.R.] avec qui j’ai eu un très bon contact. Il a été très réactif”.

Bati-Termites utilise le logiciel Mon Expert en Gestion (MEG) pour l’édition de ses factures clients. Pour importer ses données dans LeanPay, le choix de l’intégration s’est porté sur la lecture automatique des factures PDF, couplée à une synchronisation bancaire. Toutes les factures clients sont envoyées à LeanPay via une adresse mail dédiée à Bati-Termites.

“Socrate m’avait dit : « Exporte l’ensemble de tes factures non réglées et envoie-les à cette adresse mail. Tu vas voir, comme par magie, tout va être chargé ». Et en effet, tout a été intégré”, se souvient Varma Beedassee. “La facilité d’intégration, c’est aussi quelque chose qui m’a bien convaincu : ce n’est pas forcément avec un fichier Excel et c’est très pratique”.

“J’ai testé, j’ai adoré, je suis parti dessus et en effet, je ne le quitte plus !”

Tous les jours, son réflexe est de lancer LeanPay pour avoir la vue du jour et les actions de relances à faire. “Je me suis amusé à créer des plans de relances sur les parties redevances, demandes d’acompte, demandes de solde etc. On envoie aux clients un message pour savoir s’ils ont bien reçu la facture et les prévenir qu’elle arrive à échéance. Grâce à LeanPay, on arrive à être réactifs : on est dans l’anticipation”, apprécie Varma Beedassee.

La fonctionnalité qu’il utilise le plus, c’est la relance automatique : il fait beaucoup moins de relances manuelles qu’à l’époque du fichier Excel. LeanPay lui a aussi fait gagner du temps sur le suivi des retards de paiement et sur l’analyse de sa situation. Le petit plus de LeanPay ? Le prévisionnel d’encaissement.

Et les résultats sont au rendez-vous. “Avant LeanPay, je ne calculais pas le DSO : j’avais juste mes échéances dans le rouge quand elles étaient à plus de 30 jours, plus de 60 jours etc. C’est LeanPay qui m’a calculé le DSO à l’import de mes données. Il était d’environ 42 jours. Et 3 mois après, il est passé à 27 jours.”

Qu’en est-il côté trésorerie ? Les voyants sont aussi au vert. Varma Beedasse nous détaille : “Nous avons un trend positif de cashflow à 12 à 15 000 € de trésorerie par mois.”