Logiciel gestion des litiges
Gérez la mise en litige de vos factures avec notre logiciel de gestion des litiges
Catégorisez une facture en litige pour l'exclure des relances et mieux gérer son suivi.
Créez vos différentes catégories de litiges
Litige commercial, litige logistique, litige technique... Les process et les personnes en charge du suivi des litiges peuvent être différents dans votre entreprise comme chez votre client. En les catégorisant via notre logiciel de gestion des litiges, simplifiez la procédure et accélérez le délai de traitement.
Excluez automatiquement les factures en litige de vos relances
En indiquant une facture en litige, LeanPay, logiciel de gestion des litiges, l'exclut automatiquement du scénario de relance auquel elle est associée. Son montant est maintenu dans l'encours clients.
Facilitez le suivi de vos litiges grâce à notre logiciel de gestion des litiges
Fluidifiez le travail de vos équipes pour optimiser le temps de résolution des litiges.
Visualisez facilement toutes les factures en litige
Avec notre logiciel de gestion des litiges, visualisez rapidement tous les litiges depuis le reporting ou depuis la liste des factures. Vous pouvez aussi accéder au détail des montants d'encours en litige classés par client et par catégorisation de litige.
Définissez les actions à mener en interne selon le type de litige
En utilisant LeanPay comme logiciel de gestion des litiges, vous pouvez paramétrer une suite d’actions adaptées à chaque catégorie de litige. Tenez vos équipes informées, suivez les mises à jour de statut et accélérez le traitement de vos litiges.
Consultez l'historique des actions menées
Pour chaque litige suivi dans LeanPay, notre logiciel de gestion des litiges, vous pouvez consulter l'ensemble des actions effectuées pour le résoudre.
Accélérez la résolution de vos litiges grâce à notre logiciel dédié
LeanPay vous aide à minimiser le délai entre une mise en litige et sa résolution.
Marquez facilement un litige comme résolu
Lorsqu’un accord est trouvé avec votre client, indiquez dans LeanPay, logiciel de gestion des litiges, que le litige a été résolu. La facture concernée est alors automatiquement réintégrée dans les relances de paiement.
Résolution automatique du litige en cas de réception d'un paiement
Dès que notre logiciel de gestion des litiges détecte un paiement reçu sur une facture en litige, alors le litige est automatiquement considéré comme résolu.
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Vos questions sur les logiciels de gestion des litiges
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des litiges ?
Utiliser un logiciel de gestion des litiges est particulièrement pertinent dans le cadre du recouvrement de factures en retard de paiement. Les principaux avantages sont les suivants :
1- Réduction des délais de paiement
Un logiciel de gestion des litiges facilite et accélère leur traitement. Cela vous permet de diminuer les retards de paiement et d'accélérer vos encaissements. Ce process maîtrisé vous aide à réduire vos délais moyens de paiement.
2- Gain de productivité
La centralisation des informations sur les factures en litige, les clients concernés, les actions engagées, etc. évite une perte de temps précieuse et permet de traiter un plus grand volume de dossiers.
3- Meilleure visibilité et pilotage
Les données consolidées et les rapports permettent d'analyser finement les différentes causes de litige pour prendre les mesures nécessaires afin de les réduire.
4- Partage facilité avec toutes les parties prenantes
L'accès en ligne multi-utilisateurs et la gestion des droits permet d'impliquer facilement toutes les personnes ayant un rôle dans la résolution des litiges.
5- Relation client préservée
En utilisant un logiciel de gestion des litiges comme LeanPay, les factures en litige sont automatiquement exclues des relances. Vous êtes ainsi sûr de ne pas relancer une facture qu'il ne fallait pas. Cela évite d'envenimer une situation déjà difficile.
Comment optimiser son recouvrement avec un logiciel de gestion des litiges ?
Un logiciel de gestion des litiges vous aide à améliorer votre recouvrement. Voici nos recommandations pour y parvenir :
- Créez des relances préventives
Envoyez systématiquement un mail ou un sms quelques jours avant la date d'échéance d'une facture. Cette piqûre de rappel permet d'identifier suffisamment tôt si une facture est litigieuse. Selon la nature du litige, il peut être résolu rapidement, vous assurant un paiement en temps et en heure.
- Catégorisez vos litiges et utilisez les filtres
En classifiant l'ensemble de vos litiges et en les triant (dossiers les plus urgents ou factures aux montants les plus élevés), vous pouvez affiner votre analyse et prioriser leur traitement.
- Prenez les bonnes décisions
En tirant parti de notre reporting, vous pouvez prendre les mesures en interne qui s'imposent. Par exemple, s'il y a fréquemment des litiges livraison, changez de transporteur. Les process que vous améliorerez au sein de votre entreprise auront in fine un impact sur vos délais de règlement clients.
- Intégrez toutes les parties prenantes
Donnez un accès au logiciel de gestion des litiges à toutes les personnes impliquées dans la résolution des litiges. Cela aidera la coordination et favorisera la réactivité.
Comment bien choisir son logiciel de gestion des litiges ?
Voici nos conseils pour bien choisir votre logiciel de gestion des litiges :
- Définir précisément ses besoins
Avant de se lancer, faites un état des lieux de vos processus de gestion des litiges actuels et futurs. Identifiez les fonctionnalités essentielles (catégorisation des litiges, gestion collaborative, relance en interne, reporting...) ainsi que d'éventuels besoins spécifiques à votre activité.
- Considérer l'aspect collaboratif
Pour un travail d'équipe optimal, préférez un outil permettant le partage d'informations, les alertes, les mentions et commentaires…
- Tenir compte des capacités d'intégration
Un logiciel bien intégré à votre environnement (outil comptable, ERP, applications métiers...) sera plus efficient.
- Opter pour un logiciel évolutif
Anticipez vos besoins futurs en terme de volumétrie, de fonctionnalités, de workflows particuliers, d'intégrations avec d'autres outils, etc. Choisissez un logiciel suffisamment flexible et évolutif.
- Comparer les différentes offres
Etablissez une grille multicritères (fonctionnalités, facilité d'utilisation, formation, qualité du service client, tarif...) et comparez les solutions présentes sur le marché. N'hésitez pas à demander des démos. Nos experts sont disponibles pour vous présenter notre outil de gestion des litiges et répondre à vos questions.
Comment bien gérer ses litiges clients ?
Il n'est jamais agréable d'avoir à traiter un litige avec un client. Nous vous proposons quelques conseils pour bien y faire face.
- Restez calme et professionnel
Il est important de garder votre calme et de ne pas vous laisser emporter par vos émotions. Si vous vous énervez, cela ne ferait qu'empirer la situation. Adoptez donc une attitude sereine, respectueuse à l'égard de votre client.
- Écoutez attentivement votre client
Laissez votre client expliquer son problème et son insatisfaction. Ne l'interrompez pas et essayez de bien comprendre son point de vue. Notez les détails importants comme les dates, les produits/services concernés, etc. Cela vous aidera à bien cerner le litige.
- Présentez vos excuses
Même si le problème n'est pas de votre faute, présentez des excuses sincères pour la gêne occasionnée.
- Proposez des solutions
Une fois le litige bien compris, proposez des solutions concrètes pour compenser le préjudice : avoir, réduction, nouvel envoi d'un produit etc. Assurez-vous bien de pouvoir tenir vos engagements dans les délais annoncés. Il ne faudrait pas ajouter de la frustration à un litige !
L'objectif est de désamorcer le conflit, de montrer votre volonté de trouver une solution et de préserver une bonne relation avec votre client.
