Après une restructuration, l'agence black lemon a divisé par 2 son DSO

Nicolas Poux, CFO chez agence black lemon, agence évènementielle, a mis en place LeanPay au sein de son équipe pour la gestion des relances clients.

Avant LeanPay

Des relances clients par mail puis via téléphone par le DAF

Un DSO élevé de 60 jours

Gestion chronophage d’un fichier excel

Avec LeanPay

Des relances uniquement par mail (quasiment plus d'appels)

Un DSO de 30 jours

Gestion intuitive sur un outil numérique

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Une agence en restructuration et un DSO anormal de 60 jours

L’entreprise évènementielle parisienne agence black lemon externalise ses fonctions support en faisant appel à l’entreprise SMASH Group, qui propose à ses clients ses services sur l’ensemble des fonctions back-office à temps partagé, dans les domaines financier, RH, juridique… C’est dans ce cadre-là que Nicolas Poux intervient auprès de l'agence black lemon en tant que Chief Financial Officer (CFO).

Lorsque la mission de Nicolas Poux commence à l’été 2019, l'agence black lemon est en pleine transition : l’entreprise, qui avait connu de très belles années, souffrait de retards de paiement qui la mettaient en difficulté. “Il y avait énormément de cash dehors. Au début, un gros travail de relances clients a été fait. Elles étaient principalement téléphoniques. Grâce à cela, une bonne partie des créances a été recouvrée. Ensuite, la mission s’est interrompue quelques mois et a repris en novembre” explique Nicolas Poux. À ce moment-là, il constate qu’il est à nouveau confronté à la même problématique : il y a beaucoup de cash dehors et le DSO remonte très vite.

Puis vient la crise sanitaire et un volume de factures en baisse. L'agence black lemon fait face à une période complexe en raison notamment d’une Sauvegarde de justice déclenchée en novembre 2020. Après une phase de reconstruction, les projets ont vite repris et, à partir de l’été 2021, il était important pour l’équipe finance de se repencher sur la question de la gestion du poste client.

“À l’époque, le DSO était autour de 60 jours, ce qui n’est pas normal pour une agence évènementielle”.

Le DSO peut en effet être calculé en avance au regard de la facturation :

• Un acompte de 30% est à régler à la signature du devis, c’est-à-dire immédiatement.
• Un deuxième acompte de 40% est à payer à 30 jours.
• La facture de solde (les 30% restant) est à échéance 60 jours.

Le DSO type sur un projet doit plutôt être autour de 30 jours.

Autre élément qui pèse dans la balance : l'agence black lemon travaille principalement avec de très grands groupes dans le secteur du luxe tels que l’Oréal, LVMH, Shiseido... Il s’agit d’une typologie de clients très processés qui a du mal à payer avant 60 jours. Qui plus est, les fonctions achat négocient pour avoir des conditions plus favorables en diminuant le montant de l’acompte ou en allongeant le délai de paiement.

Face à ces problématiques, Nicolas Poux et son équipe construisent un fichier excel pour la gestion des relances clients. “On savait exactement où on en était des relances et du niveau de relance sur chaque facture. Mais, cela restait très manuel et très compliqué. Quand le volume de factures a augmenté (50 factures en parallèle), la gestion du fichier excel était beaucoup trop chronophage et ne répondait pas aux exigences de se faire payer vite et bien”.

Alors, l’idée d’avoir un outil dédié aux relances clients est devenue une priorité.

“Notre comptable interne avait étudié des concurrents de LeanPay au départ. Elle avait trouvé les outils intéressants mais elle n’avait pas non plus été dithyrambique. C’est à ce moment-là que j’ai engagé la conversation avec Socrate [Tellier, CEO et co-fondateur de LeanPay, N.D.L.R.]. Il m’avait contacté sur LinkedIn : on avait des relations en commun. J’avais commencé à suivre ce que LeanPay faisait et comment. C’était donc l’occasion de tester la plateforme”. Nicolas Poux a proposé à tous les membres de l’équipe finance d’essayer LeanPay par eux-mêmes.

“La décision a été unanime : nous avons tous été séduits par LeanPay. Parfois, on est à la recherche de l’outil qui fait tout. Pour les relances, moi je voulais juste un outil qui fait bien. C’est ce que fait LeanPay !”

Une mise en place en seulement deux heures

L'agence black lemon utilise comme logiciels ProjEvent et Isacompta. L’intégration la plus adaptée était donc la lecture automatique des factures PDF grâce à la technologie OCR couplée à une connexion bancaire pour la partie paiements.

“Nous avons fait un test avec une seule facture. La lecture automatique a bien fonctionné et nous avons importé toutes les factures en cours de recouvrement, soit entre 40 et 50. L’intégration a été très simple et il n’y a pas eu d‘erreur. Nous avions aussi fait des cadrages et on retrouvait exactement l’encours client calculé dans notre fichier excel”, explique Nicolas Poux.

À partir de là, le process d’envoi de facture a été modifié : désormais, chaque facture est envoyée à LeanPay via l’adresse mail créée pour l'agence black lemon.

“L’intégration était très facile et rapide : en deux heures, c’était réglé. LeanPay est une plateforme totalement indolore, une fois que l’historique de factures est importé.”

Nicolas Poux apprécie aussi l’ergonomie de l’application. “L’équipe LeanPay est très disponible côté accompagnement, pour des besoins de formation. Mais ce que je trouve encore mieux, c’est qu’il n’y a presque pas besoin de formation. C’est un outil clair et lisible. N’importe qui peut très vite le prendre en main. Je m’y connecte tout le temps alors que ce n’est pas véritablement mon rôle en tant que DAF. Je trouve que LeanPay est très ludique pour suivre les paiements. J’ai une information en live que je n’ai nulle part ailleurs.”

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Des résultats visibles en 2 mois

Nicolas Poux est très satisfait des résultats qu’il a obtenus rapidement. “En deux mois maximum d’utilisation, j’ai vu l’effet de LeanPay sur les relances clients et sur le DSO notamment”.

Un gain de temps dans la gestion des relances clients

Le temps consacré aux relances clients a été divisé par deux, que ce soit sur le suivi pour les équipes, mais aussi pour la transmission des informations entre collègues, si jamais plusieurs personnes s’occupent des relances.

“Aujourd’hui, c’est une personne de l’équipe qui s’en charge. Il suffit d’aller dans l’onglet « Relances » et d’arbitrer sur les relances à effectuer. Nous avons mis en place la notification automatique de pré-échéance quelques jours avant la date et cela marche très bien.”

“Maintenant, je n’ai quasiment plus besoin, en tant que DAF, de faire de la relance client téléphonique, quand, avant, j’étais régulièrement obligé de prendre mon téléphone pour être payé.”

Un DSO divisé par 2

Le DSO de l'agence black lemon se situe désormais autour de 30 à 35 jours. Il a donc été quasiment divisé par 2. Nicolas Poux nous livre son analyse : “On peut y voir deux explications. La première, c’est que les clients payent plus vite. Au regard de la typologie des clients de l'agence black lemon, nous avons un effet contributif, mais relativement faible, du côté « on paye un peu mieux nos agences ». La deuxième, c’est l’effet LeanPay. J’y impute la majeure partie, et de loin, de la baisse du DSO. Pour deux raisons principales :

• l’interface est très claire : elle nous permet de savoir quoi relancer et quand. Le timing d’une relance est aussi important que la relance en elle-même.
• Le fait d’avoir des mails plus travaillés visuellement qu’un mail classique envoyé sur Gmail avec fond blanc et police en Arial 12. Le mail de LeanPay attire plus l’œil des relancés qu’un simple mail. J’ai un taux de réponse très important : 7 clients sur 10 me répondent alors qu’avant, j’étais plutôt à 1 sur 4.”

Une balance âgée rajeunie

Nicolas Poux constate également une réduction des retards de paiement. “À ce jour, sur 100% de mon encours client, j’ai 25% de factures échues. Et dans ces 25%, j’en ai 90% à moins de 30 jours, 10% entre 30 et 60 jours et aucune au-delà de 60 jours. Même si c’est précisément le reflet de ce que j’ai aujourd’hui, c’est également le schéma que je retrouve assez fréquemment avec énormément de non-échu. Cela démontre que le plan de relances est efficace”.