Webinaire le 07/11 : Adoptez une stratégie de cash management efficace
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Le Groupe Compas se spécialise dans la commercialisation de consommables et d’équipements auprès des viticulteurs, professionnels du maraîchage, de l’horticulture et des espaces verts. Le groupe détient également une filiale spécialisée dans le packaging de bouteilles : Minjard. Nous avons pu échanger avec Christine Raillard et Laura Delaunois, du service crédit client du Groupe Compas et Béatrice Mouton, dont le périmètre d’action se concentre sur la filiale Minjard, ainsi que Stéphanie de Groote, responsable comptable du groupe, sur leur usage de LeanPay au sein des deux entités.
Avant LeanPay
Export manuel d’une balance âgée pour suivre les clients en retard
Relances effectuées à la main
Un mois de délai entre l’envoi de chaque nouvelle relance
PDF des factures pas systématiquement joint aux relances
Avec LeanPay
Visualisation en temps réel de la balance âgée et des clients à relancer
Relances faites par LeanPay
Relances envoyées quotidiennement
PDF des factures systématiquement intégré aux relances envoyées
Le Groupe Compas émet un grand volume de factures et de nombreux retards sont constatés par les équipes. La relance est quasi systématique pour chaque facture et est effectuée par trois personnes réparties sur les deux entités.
L’outil comptable Adonix de la société ne disposant pas de module de relances intégré, elles sont donc faites à la main. Idem pour le suivi des retards, qui est réalisé à partir d’un export de balance âgée une fois par mois. Béatrice Mouton explique : “On sortait une balance âgée tous les mois et, ensuite, on imprimait un relevé via notre système comptable. Puis, on venait mettre un tampon soit R1 [Relance de niveau 1 N.D.L.R], soit R2, soit R3 et on envoyait nos relances comme ça.”. Il fallait ensuite attendre un nouvel export de balance âgée pour vérifier si une facture avait été réglée et relancer à nouveau le client le cas échéant.
“Grâce aux plans de relances, nous avons énormément gagné en réactivité dans nos relances.”
L’activité très saisonnière des clients du Groupe Compas a pour conséquence d’apporter beaucoup de variations dans leurs délais de paiement client. C’est ce qu’explique Christine Raillard : “Avec les vendanges, les clients ne pensent pas à payer ou n’ont pas le temps”. La réactivité dans les relances est donc un enjeu central pour éviter de subir une dégradation importante du DSO lors de ces périodes.
Le suivi des retards était une tâche très manuelle et chronophage pour le Groupe Compas et Minjard. La période d’un mois qui s’écoule entre chaque nouvel export de balance âgée empêchait les équipes d’agir rapidement.
C’est Stéphanie De Groot qui a d’abord été en contact avec nos équipes commerciales pour assister à une présentation de LeanPay. Elle nous explique qu’elle a tout de suite été convaincue par l’outil “J’ai été assez séduite par la présentation de l’outil par Valentin [Business Developper N.D.L.R] et, ensuite, il a fait la présentation à Laura, Christine et Béatrice.”.
“C’était un outil qui me semblait tout de suite simple et efficace. Je n’ai même pas pris la peine de regarder autre chose”.
Le Groupe Compas utilise une méthode de synchronisation quotidienne de leurs données comptables via l’import automatisé d’un grand livre depuis leur outil Adonix. Le paramétrage de cette intégration était rapide. “Il y a eu quelques ajustements mais ça c’est bien réglé,” confirme Christine Raillard.
La fonctionnalité qui fait l’unanimité auprès des équipes, c’est la gestion des relances. Stéphanie De Groote le constate : “L’outil facilite au quotidien les relances. Au départ, le fait d’avoir un nouvel en-tête, cela a joué sur les relances et les clients payaient dès qu’ils les voyaient. J’ai l’impression qu’il y a plus de répondant.”
L’équipe opérationnelle constate aussi un changement dans leur quotidien avec LeanPay en effectuant chaque jour les relances qui doivent être faites. “Maintenant la relance 1 part hyper facilement. Avant, il fallait éditer les relevés, les trier et les envoyer,” ajoute Stéphanie De Groote.
“Maintenant, on relance tout le temps et plus rapidement,” se réjouit Laura Delaunois.
Laura Delaunois note aussi l’avantage de joindre systématiquement le PDF de la facture en pièce jointe des relances. “Maintenant, vu que la facture est jointe directement, cela nous évite des appels. Sinon, on leur envoyait la relance [par courrier N.D.L.R]. Ils la recevaient 10 jours après et nous appelaient pour obtenir un duplicata qu’on renvoyait par courrier. On avait vite perdu 20 à 30 jours.” Une fonctionnalité qui est un vrai gain de temps.
L’équipe prend encore le temps de découvrir certaines des fonctionnalités de LeanPay pour les intégrer dans leurs habitudes de relance. Béatrice Mouton donne l’exemple des relances préventives qui se sont avérées très efficaces dans la stratégie de relance de Minjard récemment. “Ce mois-ci, j’ai fait pas mal de notifications avant échéance et j’ai eu beaucoup de paiements sur notification.”
La prochaine étape pour le Groupe Compas : l’intégration de la gestion du risque dans leur stratégie de recouvrement. Un projet qui leur permettra d’attribuer des limites de crédit à leurs clients et de suivre leur évolution directement depuis LeanPay !
LeanPay propose aux équipes financières un logiciel de recouvrement pour en finir avec les retards de paiement et encaisser 100% du chiffre d'affaires.
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