ADHAP a amélioré sa trésorerie de 10%

ADHAP est une entreprise d’aide à domicile proposant des services pour favoriser le maintien à domicile des personnes : aide à l’hygiène, aide aux repas, travaux ménagers, assistance administrative… Nous avons interrogé Fabrice Mir, gérant de deux structures en Alsace, pour en savoir plus sur son usage de LeanPay.

Avant LeanPay

Des retards de paiement qui passaient inaperçus

Des clients en retard non relancés

Des relances manuelles

Des créances qui passaient en perte

Avec LeanPay

Détection de chaque retard de paiement

100% des clients en retard relancés

Des relances automatisées

10% de trésorerie en plus

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Un manque de suivi dans les factures

ADHAP, qui s’adresse à une clientèle de particuliers, édite entre 800 et 900 factures par mois. “Nous avons 1.500 clients dont certains que nous facturons chaque mois”, souligne Fabrice Mir. Les clients disposent de 15 jours pour régler leur facture et ont un large choix de moyens de paiement pour ce faire : prélèvement, virement, chèque ou carte bancaire (en passant par le paiement en ligne de LeanPay).

Fabrice Mir explique que sa situation était catastrophique : “Plusieurs clients ne nous payaient pas et on ne s’en rendait même pas compte.”

Son outil métier Ximi, spécialisé dans le secteur de services à domicile, n’est pas assez performant dans les relances. Il devait donc identifier quel client était en retard et comment le contacter. En effet, les clients d’ADHAP ne sont pas tous joignables de la même façon. Nombre de leurs clients sont des personnes âgées ne disposant pas d’adresse mail et il faut donc les contacter par courrier. Les relances étaient donc faites manuellement.

In fine, beaucoup de clients n’étaient même pas relancés “parce que c’était trop long à suivre”.

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Une personnalisation et une flexibilité des relances grâce à LeanPay

Pour récupérer dans LeanPay les factures éditées par ADHAP, une adresse mail a été créée spécifiquement : toutes les factures sont envoyées dessus et s’intègrent à la plateforme.

La mise en place a donc été rapide : “J’ai envoyé mes premiers fichiers de factures et LeanPay a créé automatiquement mes clients. Puis, j’ai eu un gros travail de paramétrage.”

Fabrice Mir a en effet conçu de nombreux plans de relance pour s’adapter au type de paiement et au moyen de communication privilégié de ses clients. “À chaque fois, je personnalise mon plan de relance suivant les habitudes de mes clients : chèque + mail, chèque + courrier, carte bancaire + mail etc. Comme ce sont des clients réguliers, je sais qui sont ceux qui payent par virement, par chèque etc”, poursuit Fabrice Mir. Au départ, il attribue à tous ses nouveaux clients un plan de relance qui est vide. Puis, lorsqu’il a connaissance du moyen de paiement et du mode de communication privilégié, il les reclasse correctement dans le scénario de relance adapté.

Cette possibilité de catégorisation de ses clients lui est d’une grande aide : “La gestion des plans de relance est géniale et très claire !”

Au sujet des paiements, LeanPay récupère une extraction des règlements via Ximi. Ainsi, notre logiciel fait le lien entre paiement et date d’échéance pour détecter chaque retard de paiement.

“Maintenant, je traite les retards de paiement tout de suite”, se réjouit Fabrice Mir. “Heureusement parce que j’ai parfois des clients de mauvaise foi qui me disent attendre d’être relancés pour payer !”

D’ailleurs, Fabrice Mir souligne apprécier avoir à sa disposition l’historique des relances. Pour les clients qu’il relance systématiquement chaque mois, cela lui permet d’orienter sa stratégie de recouvrement : “Soit je leur propose de passer au prélèvement, soit j’arrête le contrat. Mon activité ne manque pas de clients donc cela me permet de faire le tri des mauvais payeurs beaucoup plus rapidement qu’avant.”

Autre technique utilisée par Fabrice Mir pour les clients fréquemment en retard : “Quand je vois dans l’historique que quelqu’un a déjà été relancé et qu’il est souvent en retard, je saute le niveau 2 de relance pour passer au 3 qui est plus virulent”.

Fabrice Mir a également fait évoluer son usage de LeanPay. “Au début, j’indiquais les coordonnées de tous mes clients, se souvient-il. Mais, comme 90% d’entre eux payent en temps et en heure, je ne les relançais jamais et j’avais perdu du temps à rentrer leurs informations. Maintenant, il me suffit simplement de mettre les coordonnées des clients en retard puisque LeanPay m’alerte quand une relance doit être faite et qu’il manque le mail ou l’adresse”.

Il y a quelques mois, la relance par sms a aussi été ajoutée dans les moyens de communication possibles sur LeanPay. Fabrice Mir a tout de suite été séduit : “Le SMS m’a permis d’avoir une meilleure réactivité. Je l’utilise en complément pour les personnes à qui j’adresse des courriers, parce que des fois, elles n’ouvrent plus leur courrier”.

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10% de trésorerie en plus !

Fabrice Mir est client LeanPay depuis plus d’un an maintenant et il est toujours très satisfait : “Globalement, je suis vraiment content de l’outil.”

Il poursuit ses explications en détaillant : “J’étais dans une situation délicate : la personne qui faisait la facturation devait suivre les relances et je pense qu’elle ne le faisait pas. LeanPay m’a permis de détecter tous les retards, même sur des clients anciens. On en avait des centaines à traiter. C’était une montagne ! LeanPay m’a énormément aidé. J’avais même envoyé un mail de remerciement à Ninon [Responsable Onboarding et Suivi Clients N.D.L.R.] pour lui dire que l’outil m’avait vraiment aidé à résorber les retards de paiement que j’avais auprès de mes clients. En plus, je trouve qu’il est agréable”.

Grâce à LeanPay, Fabrice Mir a également constaté une amélioration de sa trésorerie : “En relançant régulièrement, j’ai gagné 10% de trésorerie.”

Il souligne aussi la réactivité du service client et du support “Ninon répond rapidement !”

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