Digitalisation de la fonction finance
Certaines sociétés utilisent encore Excel pour leur gestion financière. Quand bien même elles ont compris l’intérêt de la digitalisation pour d’autres fonctions de leur entreprise (production, stockage, logistique etc…), la finance est à la traîne. Travailler sur Excel est la solution de “facilité”. C’est un outil gratuit et accessible. Or, il démontre vite ses limites lorsque le flux de données est très important. Le risque d’erreurs est grand, le temps passé vertigineux !
Si vous vous reconnaissez, c’est qu’il est temps de passer à une comptabilité automatisée. Nombre de fonctions comptables peuvent être digitalisées. Parmi elles :
- les relances des clients pour factures impayées
- le paiement des factures fournisseurs
- la planification de la trésorerie
- le contrôle des virements
- le traitement des notes de frais
- …
La digitalisation des métiers comptables apporte beaucoup d’avantages : gain de temps pour les équipes grâce à l’automatisation de tâches, analyse plus fine et plus poussée grâce à la business intelligence et à l’intelligence artificielle, prise de décisions plus éclairées etc.
Si les équipes finance ont bien conscience de tout cela, la transformation peine à s’installer en France. Nous avons fait un état des lieux de la digitalisation de la DAF. Seul·e·s 24% des DAF sont activement impliqué·e·s dans un projet digital.
Nombreux sont les freins à une bonne transformation digitale. Nous avons donc listé les 5 étapes indispensables pour vous mener vers le succès.
Focus sur la digitalisation du poste clients
La digitalisation de la fonction finance passe aussi par le poste clients. Pour voir des effets rapides et probants, c’est tout le cycle order to cash qui doit être digitalisé et optimisé :
- la prise de commande. L’enjeu est d’éviter les erreurs de saisie qui se répercuteront plus tard et feront perdre du temps.
- le contrôle crédit. Il s’agit de vérifier la solvabilité du client pour valider (ou non) la commande.
- la production. Avoir une méthode de production basée sur le lean management permet d’améliorer les performances et de produire plus vite avec la même exigence de qualité.
- la logistique. Digitaliser cette branche permet également de gagner du temps et d’éviter les erreurs de préparation.
- la facturation. L’objectif est de facturer le plus tôt possible. Il faut donc obtenir rapidement et facilement l’information qu’il est temps de facturer. La communication entre services est très importante. La facturation électronique qui va devenir obligatoire d’ici quelques mois va aussi permettre de raccourcir cette étape. Finies les factures à imprimer et à envoyer par courrier !
- le recouvrement. Contrairement à ce que l’on pense, il n’intervient pas au 1er jour de retard. Non, faire du recouvrement amiable, c’est déjà envoyer un mail à son client pour le prévenir qu’une facture arrive à échéance dans 5 jours. Cette étape simple et automatisable a un impact fort sur votre délai de paiement.
- le règlement. Faciliter le paiement à votre client en lui proposant différents moyens de payer, et notamment le paiement en ligne, c’est aussi une façon d’optimiser les process.
Plus le cycle est rapide, plus vite vous allez encaisser le paiement. CQFD !
