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Tout savoir sur la relance préventive dans le recouvrement
Rédigé par
Mathilde ChevallierRelances clients
Mis à jour le
4/6/2024
Une relance préventive est un rappel envoyé à votre client quelques jours avant la date d'échéance de sa facture. On peut également l’appeler notification de pré-échéance. Contrairement à une relance client classique, elle intervient avant que le retard de paiement ne soit avéré. Son objectif est de s'assurer en amont que le règlement aura bien lieu à la date prévue initialement.
Concrètement, la relance préventive permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes ou blocages qui empêcheraient le paiement d'avoir lieu à temps. Elle offre ainsi la possibilité de les résoudre avant l'échéance, afin que celle-ci soit respectée. C'est un outil de prévention des impayés.
Pourquoi envoyer une relance préventive de facture ?
L'envoi systématique de relances préventives grâce à un logiciel de relance client comporte de nombreux avantages, qui expliquent que cette pratique se développe chez les entreprises soucieuses d'optimiser leur poste clients.
Optimiser la trésorerie
Le but premier de la relance préventive est de s'assurer que le paiement aura bien lieu à la date d'échéance initialement fixée dans la facture. Elle vise ainsi à ce que les délais de paiement soient respectés. En accélérant les entrées de cash, cela permet de réduire les retards de paiement.
Obtenir une promesse de paiement de la part de votre client présente l’avantage de pouvoir affiner et fiabiliser son prévisionnel d’encaissements. In fine, cela améliore la trésorerie de l’entreprise.
Autre conséquence positive qui en découle : les retards de paiement étant réduits, cela limite aussi les impayés et les frais de recouvrement judiciaire qu’il faudrait engager.
Adopter une démarche professionnelle
La relance préventive est l'occasion de prendre des nouvelles du client et de s'assurer de sa satisfaction. Réalisée avec tact, elle renforce également la relation client.
Relancer préventivement tous ses clients montre que l'on suit consciencieusement son poste client. Vous renvoyez une image positive et professionnelle. C’est aussi un moyen d’”éduquer” votre client à ce sujet. S’il a un profil de mauvais payeur, il aura tendance à toujours retarder au maximum ses paiements pour gagner en trésorerie. Il fera cela surtout avec ses fournisseurs les plus laxistes. Ne soyez pas ce fournisseur !
Relance préventive : les modalités pour être efficace
Les étapes clés d’une relance préventive
Pour remplir ses objectifs, la relance préventive doit suivre certaines étapes indispensables.
1- S'assurer de la satisfaction du client
La première chose à faire est de vérifier que le client est satisfait du produit ou de la prestation qu’il a commandé(e). S'il reste un désaccord ou un mécontentement, cela risque de bloquer le paiement. Il est essentiel de détecter ce type de problème avant l'échéance afin de le résoudre à temps.
💡Les questions à poser : Avez-vous bien reçu tel produit ? Avez-vous été satisfait de la prestation ? Est-ce que tout s’est bien passé ?
2- Vérifier que le client possède bien tous les éléments nécessaires pour payer
Il faut également s'assurer que le client a bien reçu la facture (le mail d’envoi de la facture pourrait être tombé dans les spams) et qu'il dispose de toutes les informations requises pour effectuer le paiement : RIB s'il paye par virement, adresse postale pour un chèque etc. En cas de document manquant, il faut le lui renvoyer immédiatement.
💡Les questions à poser : Avez-vous bien reçu la facture correspondante ? Peut-on contrôler ensemble que vous avez bien le bon RIB / la bonne adresse postale ?
3- Obtenir un engagement de paiement du client
L'idéal est d'obtenir la confirmation explicite du client qu'il paiera bien à la date d'échéance prévue. Cet engagement oral ou de préférence écrit, par retour de mail par exemple, sera une preuve en cas d'impayé.
💡La question à poser : Me confirmez-vous que tout est en ordre pour un paiement à telle date ?
La relance préventive : par téléphone ou par mail ?
La relance préventive peut se faire par mail ou par téléphone. Chacune de ces méthodes comporte des avantages.
La relance préventive par mail
- Elle permet d'automatiser facilement les relances pour gagner en productivité.
- Elle constitue une preuve écrite de la relance et de l'engagement de votre client. Cela vaudra reconnaissance de dette en cas d’impayé et de recours à la justice.
- Vous conservez une trace de la conversation dans l'historique de l'email.
- Votre client peut répondre à votre mail à tête reposée quand il le souhaite.
- Le mail permet de joindre facilement des documents comme la facture ou le RIB.
La relance préventive par téléphone
- Il établit un contact direct et une conversation spontanée avec votre client. Il contribue à entretenir une bonne relation.
- Il permet de déceler des problèmes par le ton employé.
- Vous pouvez obtenir immédiatement l'engagement oral de votre client.
- L’instantanéité de l’appel vous laisse la possibilité de traiter tout de suite un souci identifié.
Pour aller plus loin, vous trouverez dans notre article sur la maîtrise de la relance par téléphone des astuces et bonnes pratiques pour exceller !
Évidemment, nous avons éliminé des choix le courrier. Il s’agit d’un moyen de communication bien trop formel que l’on réserve pour des niveaux de retard déjà avancés.
Quand faire une relance préventive ?
Il est recommandé d'effectuer la relance préventive entre 10 et 5 jours avant la date d'échéance de la facture.
Envoyée trop tôt, par exemple un mois à l'avance, votre client risque de l'oublier. Trop proche de l'échéance, vous n'aurez pas le temps de résoudre d'éventuels problèmes.
Il est possible d'envoyer un rappel 2 à 3 jours avant l'échéance aux clients n'ayant pas répondu.
Modèle de mail de relance préventive
Pour vous faciliter la tâche, voici un modèle qui respecte les étapes clés vues plus haut.
Objet :
Facture [numéro de la facture] à échéance le [date d’échéance]
Mail :
Bonjour [civilité] [nom de votre contact],
Concernant votre commande de [produits] / la prestation de [nature de la prestation], je voulais m'assurer que tout s'était bien passé et que vous en étiez satisfait.
Je vous contacte également au sujet de la facture associée [numéro de facture] du [date d’émission] d’un montant de [valeur] € et dont l'échéance de paiement est fixée au [date d’échéance].
Pourriez-vous me confirmer que cette facture vous est bien parvenue (si besoin, je l’ai ajoutée en PJ) et que rien ne bloque son paiement ?
Si jamais un quelconque souci vous amenait à retarder son paiement, n’hésitez pas à m’en faire part rapidement par retour de mail ou par téléphone au [numéro de téléphone].
Dans l'attente de votre retour, je vous remercie et reste à votre disposition si besoin.
Bien cordialement,
[Signature]
PS : Je vous joins également notre RIB pour le paiement.
Automatiser la relance préventive
Pour les entreprises devant relancer un grand nombre de factures, il est pertinent d'automatiser l'envoi de ces relances préventives par mail. C’est ce que nous proposons d’ailleurs chez LeanPay via notre logiciel de relances clients. Vous trouverez de nombreux avantages à l’automatisation des relances clients :
- Gain de temps considérable par rapport à un envoi manuel. Nos clients nous ont rapporté que cela avait divisé par 4 le temps qu’ils passaient à relancer leurs clients.
- Relances personnalisables grâce aux variables. Le numéro de la facture, son montant, sa date d’échéance sont repris automatiquement.
- Envoi automatique de la facture PDF en pièce jointe
- Planification selon la date d'échéance
- Reporting détaillé sur les relances
Si vous effectuez vos relances en interne, utiliser un logiciel de relances clients comme LeanPay vous permet d’optimiser le traitement de ces tâches chronophages mais indispensables. Et sans mettre à mal votre relation client. Qui plus est, vous pouvez aussi piloter votre poste client et voir votre DSO baisser au fur et à mesure. En deux mots, vous industrialisez un processus clé pour la performance de votre poste client.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel de relances clients, réservez un créneau dans notre agenda. Un expert vous fera découvrir LeanPay de façon personnalisée.
Et si la relance préventive n’a pas fonctionné ?
Malgré les relances préventives, certains clients ne paieront malheureusement toujours pas à date. Il est alors nécessaire d'enchaîner avec un scénario de relances plus complet.
Voici par exemple un processus graduel et efficace :
- J+7 : 1er rappel par mail
- J+15 : 2ème rappel par mail avec un ton plus ferme
- J+30 : Relance téléphonique pour avoir un contact direct avec votre client
- J+40 : Courrier simple dans lequel vous pouvez aussi rappeler le montant des pénalités de retard à payer
- J+50 : Lettre de mise en demeure envoyée avec accusé réception
L'idéal est de pouvoir automatiser l'ensemble de ces relances dans un workflow paramétrable. Notre logiciel de relances clients gère à la fois relances préventives et curatives. Il vous permet ainsi d’optimiser tout le cycle de recouvrement.
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Pour en savoir plus sur les relances clients :
