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TOP 6 des astuces pour un rapprochement bancaire réussi
Rédigé par
Mathilde ChevallierComptabilité
Mis à jour le
12/7/2024
Le rapprochement bancaire est un processus nécessaire pour les entreprises qui souhaitent avoir un suivi fiable de leur comptabilité.
Ce sont les équipes financières qui se chargent d’effectuer le rapprochement bancaire. Alors, pour vous y aider et vous donner toutes les clés afin qu’il soit réussi, nous allons partir des objections que nous entendons le plus souvent ou des difficultés que nous constatons. L’objectif est de comprendre leurs origines afin de les résoudre et de trouver toutes les solutions adaptées. Mais avant, petit rappel succinct de ce qu’est un rapprochement bancaire et de son utilité.
Et si en dépit de toutes ces objections levées, vous avez encore des difficultés à réaliser votre rapprochement bancaire, alors notre modèle excel à télécharger gratuitement 🎁 devrait vous ravir ! C'est en fin d'article.
1- “Qu’est-ce qu’un rapprochement bancaire et à quoi sert-il ?”
Pour effectuer un rapprochement bancaire efficace, rappelons dans un premier temps en quoi il consiste et pourquoi vous avez tout intérêt à le mettre en place dans votre entreprise. Ce n’est pas une obligation légale mais il est recommandé d’en faire un.
Le rapprochement bancaire, c’est la comparaison entre la comptabilité tenue par votre entreprise et les relevés bancaires. Il s’agit de vérifier la concordance entre ces deux sources. L’intérêt est de fiabiliser votre comptabilité en identifiant toutes les incohérences entre les opérations bancaires et les comptes clients et fournisseurs.
Effectuer un rapprochement bancaire régulier vous permet de mieux gérer votre trésorerie grâce à un aperçu plus juste de la réalité. Il vous alerte sur les risques potentiels, comme les retards de paiement, puisqu’il vous permet d’identifier rapidement les paiements attendus mais non encaissés. En somme, un outil pour mieux recouvrer vos créances. Enfin, un rapprochement bancaire réalisé fréquemment vous fait gagner du temps au moment du bilan comptable.
2- “J’ai des différences dans le rapprochement bancaire”
Rien d’étonnant à ce que vous constatiez des différences dans votre rapprochement bancaire. En effet, les dates entre les opérations comptables et les opérations bancaires ne correspondent pas forcément. En réalité, il est quasiment impossible d’avoir une concordance parfaite entre votre comptabilité et le relevé bancaire. Plusieurs raisons expliquent ce décalage de dates :
- Les erreurs de saisie (voir le point numéro 4)
- Les encaissements qui n’ont pas encore été enregistrés en comptabilité
- Les chèques que vous avez émis et qui n’ont pas encore été encaissés par vos fournisseurs
- Les frais bancaires ou agios prélevés par la banque et dont vous n’avez pas encore connaissance
Toutes ces différences amènent donc à comprendre justement l’utilité même de réaliser un rapprochement bancaire, et ce de manière régulière.
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3- “Faire un rapprochement bancaire, c’est trop long !”
Oui, c’est vrai ! Réaliser un rapprochement bancaire est très chronophage. Pour gagner du temps sur ce processus, plusieurs options sont possibles :
- Réunissez toutes les pièces dont vous avez besoin AVANT de commencer à réaliser le rapprochement bancaire. De cette façon, vous évitez de vous interrompre sans cesse à la recherche du document justificatif.
- Faites le rapprochement bancaire régulièrement. Et oui, c’est en le faisant fréquemment que vous y passez le moins de temps. En l’espaçant trop, le nombre de différences entre les opérations du compte bancaire et celles des écritures comptables augmente et il devient alors bien plus long de les identifier et de les rectifier.
- Passez au rapprochement bancaire automatique. Oubliez les téléchargements manuels des relevés de compte qu’il faut parfois normaliser quand leur forme diffère selon les banques et oubliez le traitement fastidieux sur Excel fait à la main ! Un rapprochement bancaire automatique réalisé par un logiciel tel que le fait LeanPay est ultra puissant : il permet de croiser plusieurs sources d’informations en un minimum de temps. Qui plus est, les données sont traitées en temps réel pour un résultat au plus juste !
4- “J’ai des erreurs de saisie dans mon rapprochement bancaire”
Les erreurs de saisie peuvent être nombreuses en effet. Plus il y a d’étapes dans votre rapprochement bancaire, plus le nombre d’erreurs augmente : les téléchargements de fichiers (upload ou download), leur normalisation, la correspondance des fichiers...
Ces erreurs de saisie amènent à des décalages dans les soldes. Les plus fréquentes sont les suivantes :
- Une virgule mal placée. Vous deviez écrire 210,73 € et vous avez inscrit 2107,3 €. Vous vous retrouvez ainsi avec une différence de 1896,57 €. La somme de ces chiffres est égale à 9. 1+8+9+6+5+7=36 et 3+6=9. C’est un moyen simple d’identifier une erreur de saisie.
- L’ordre des chiffres inversé. Là encore, il fallait mettre 210,73 € mais vous avez tapé 120,73 €. Votre décalage est donc de 90. Si vous additionnez les chiffres de ce décalage, vous obtenez encore 9 (9+0=9).
- Une mauvaise comptabilisation : elle peut être soit comptabilisée deux fois et le décalage constaté est donc égal au montant de la double annotation, soit elle n’est pas comptabilisée du tout et le décalage est aussi égal au montant de l’annotation oubliée.
Les erreurs de saisie constituent un des gros problèmes d’un rapprochement bancaire manuel réalisé sur Excel. La solution est simple : il faut passer à un rapprochement bancaire automatisé via un logiciel. L’erreur est humaine et il est plus que facile de faire des erreurs quand on jongle de fichiers Excel en fichiers Excel, de chiffres en chiffres, de lignes en lignes etc. L’automatisation du rapprochement bancaire résout tous ces soucis.
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5- “Je n’ai ni fournisseur ni client à rapprocher”
Votre rapprochement bancaire a permis de détecter une opération sur le relevé bancaire que vous ne trouvez pas dans vos écritures comptables. Vous n’avez ni compte fournisseur ni compte client à associer à cette opération. Quelques hypothèses peuvent être avancées :
- Souvent, il s’agit de commissions ou de frais bancaires que la banque vous a débités.
- Cela peut aussi concerner des prélèvements automatiques sur des factures perdues. Il faudra alors récupérer un duplicata afin de les enregistrer en comptabilité et régler le problème d’écart.
- Quand un fournisseur n’est plus référencé dans l’entreprise, cela est un signal d’alerte qui vous permettra de prendre toutes les mesures nécessaires.
6- “Le compte client n’est pas enregistré en banque”
C’est l’exemple typique qui vous permet de constater qu’une facture client n’a pas été réglée dans les délais attendus. Le compte client est bien enregistré dans vos écritures comptables, mais vous n’avez aucun règlement à faire correspondre du côté du relevé bancaire. Vous êtes face à un retard de paiement qui engendre un écart des soldes dans le suivi du rapprochement bancaire.
Pour résoudre ce problème de décalage, il vous faut récupérer la somme auprès de votre client. Vous entrez alors dans un processus de recouvrement amiable en relançant votre client par mail. Pour que vos relances soient les plus efficaces possibles, il faut qu’elles interviennent dès le retard de paiement. Or, si vous constatez ces retards de paiement uniquement grâce au rapprochement bancaire et que celui-ci n’est pas fait de façon régulière, votre stratégie de recouvrement manquera d’efficience.
Les retards de paiement doivent être identifiés de manière automatique grâce à un logiciel de relances clients. C’est le cas de LeanPay qui récupère vos factures émises via votre logiciel comptable et se connecte à votre banque pour analyser les paiements. Le rapprochement bancaire est ainsi réalisé en temps réel et automatiquement. Un gain de temps considérable pour les équipes financières !
Si le logiciel détecte des factures impayées, il envoie automatiquement des relances à vos clients grâce aux différents plans de relances préalablement paramétrés.
Modèle Excel de rapprochement bancaire à télécharger 🎁
C'est le petit cadeau de fin d'article ! Si vous êtes tombé sur ce post qui énumère toutes les difficultés que l'on peut rencontrer en faisant son rapprochement bancaire, c'est que vous devez y passer du temps ! Vous serez sauvé et soulagé lorsque vous aurez téléchargé notre fichier excel de modèle de rapprochement bancaire. Dans notre fichier, vous trouverez :
- un onglet avec un exemple de rapprochement bancaire. De fausses opérations et de faux montants dans les débits et les crédits pour comprendre le principe. Certaines opérations sont lettrées et d'autres non que l'on a mises en jaune. La réconciliation bancaire est alors faite dans les tableaux du bas pour obtenir des soldes identiques.
- un onglet avec ces mêmes tableaux vides. Ce sera votre base pour y inscrire vos propres données. Les cellules contenant des formules sont conservées de façon à ce que les calculs se fassent automatiquement.
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