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Pourquoi vos clients ne vous payent pas ? 6 solutions pour y remédier
Rédigé par
Manolo Munoz LagadeucRelances clients
Mis à jour le
4/9/2024
La gestion des paiements clients dans le secteur B2B peut parfois s'avérer être un défi de taille. Les retards de paiement sont une réalité avec laquelle de nombreuses entreprises doivent jongler, mais il est essentiel de comprendre les raisons sous-jacentes à ces retards et de mettre en place des solutions efficaces pour y remédier. Dans cet article, nous allons explorer les problèmes courants qui peuvent conduire à des retards de paiement de la part de vos clients. Nous vous proposerons également six solutions concrètes pour résoudre ces problèmes et maintenir une trésorerie stable.
1. Vous ne relancez pas systématiquement
Problème : Votre entreprise connaît une forte activité. Les commandes s’enchaînent et le service de facturation envoie toutes les factures associées aux clients. Les jours puis les semaines passent et pourtant vous observez un écart dans votre trésorerie. Vous consultez alors votre encours clients et vous remarquez que ce creux correspond au montant de votre encours échu ! Ni une, ni deux, vous demandez à votre service financier de fournir la liste des clients qui vous doivent le plus d’argent pour les relancer. Une fois ces sommes importantes récupérées, vous avez pu stabiliser la situation mais, pendant ce temps, d’autres retards de paiement sont apparus et certaines petites créances n’ont toujours pas été traitées car le temps à y consacrer serait trop important pour le montant qu’elles représentent. En l'absence d'un processus de relance systématique, vous générez un risque important d’oublis et de retards dans le règlement des factures.
Solution 👉 Ayez une tolérance 0 en matière de retard de paiement. Chaque facture, même à faible montant, doit être relancée. C’est le cumul des créances non payées qui génère le plus gros risque pour votre trésorerie. Avec LeanPay, dès lors qu’une facture dépasse sa date d’échéance, elle est automatiquement relancée jusqu’à ce qu’un paiement soit reçu de la part du client. Vous pourrez ainsi vous dégager du temps précieux pour traiter les dossiers plus délicats et réduire considérablement le nombre de retards de paiement liés à de simples oublis de la part du client.
2. Vous relancez trop tard
Problème : Vous avez pris le réflexe de relancer systématiquement toutes vos factures en retard de paiement. Pour faciliter votre organisation en interne, votre équipe financière dédie 3 jours chaque mois à la relance de chaque client en retard. Les résultats sont là : vous arrivez à diminuer le nombre de factures en retard de paiement. Mais, malgré vos efforts, vous remarquez que votre DSO a du mal à baisser.
Solution 👉 Soyez proactif dans vos relances. Commencez à relancer vos clients dès qu’une de leur facture dépasse sa date d’échéance. En ne consacrant que quelques jours chaque mois pour relancer vos clients, vous prenez le risque d’ajouter plusieurs semaines de retards aux factures échues le mois précédent et dont vous n’avez pas encore eu de retour.
3. Vous n’ajoutez pas la facture en pièce jointe des relances
Problème : Vous avez pu mettre en place un processus de relance optimal. Chaque facture en retard de paiement est relancée et plusieurs rappels sont envoyés à intervalles réguliers si aucun paiement n’a été reçu. Cette méthode est efficace mais un problème apparaît régulièrement. De nombreux clients répondent à vos relances en indiquant ne pas savoir quelle facture payer. Certains se permettent même d’ajouter qu’ils n’ont jamais reçu de facture alors qu’elle leur a bien été transmise suite à la réalisation de la prestation ! C’est ainsi que vous vous retrouvez à devoir chercher chaque facture associée à chaque client pour à nouveau la leur transmettre. Ce qui ajoute encore un délai avant d’espérer recevoir un paiement.
Solution 👉 Ajoutez systématiquement les PDF des factures en pièces jointes des relances associées. LeanPay intègre automatiquement ces documents dans les relances envoyées aux clients. En fournissant directement toutes les informations nécessaires, vous simplifiez l'accès aux détails de paiement pour vos clients. Cette stratégie fluidifie le traitement de la facture du côté du client, minimisant ainsi les risques de délais de paiement à rallonge.
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4. Vous ne relancez pas la bonne personne
Problème : Toutes vos factures sont relancées. Vous faites parvenir tous les documents à vos clients pour qu’ils puissent facilement vous payer. Mais certains rappels restent sans réponse. Si vos relances sont envoyées à une personne qui n'est pas responsable du paiement au sein de l'entreprise cliente, elles risquent de passer inaperçues. En effet, votre interlocuteur lors de la contractualisation de la prestation n’est généralement pas la même personne qui est en charge du paiement des fournisseurs. Il n’est donc pas en mesure de procéder au paiement malgré vos relances.
Solution 👉 Identifiez la personne responsable des paiements chez chaque client dès la signature du contrat commercial. Ensuite, assurez-vous d'envoyer les relances à cette personne. En établissant des contacts directs pour chaque client vous garantissez que vos relances soient envoyées au bon interlocuteur et traitées rapidement. Un logiciel tel que LeanPay vous facilite cette gestion des contacts en vous permettant d’associer un contact principal et plusieurs contacts secondaires à vos relances.
5. Vous ne vous adaptez pas à vos clients
Problème : Vos clients vous les connaissez, surtout ceux de longue date. Alors vous devez savoir que chacun a ses habitudes. Que ce soit concernant le paiement de leurs factures ou vos habitudes de communication, tout peut changer d’un profil à l’autre. Cependant, la stratégie de relance que vous avez choisi d’adopter est la même pour tous : 2 mails sont envoyés à 8 jours d’intervalle puis un coup de téléphone est passé et si aucun paiement n’est reçu vous envoyez un courrier recommandé. Pour le paiement aussi c’est simple : tous vos clients doivent vous régler par virement bancaire. Ce processus a été facile à mettre en place car ce sont des canaux de communication et de paiement que vous avez toujours eu l’habitude d’utiliser. Mais vous remarquez qu’une partie de vos clients est plus réceptive à certains types de canaux de relances et que vous devez parfois négocier d’autres méthodes de règlement avec ceux pour qui le virement bancaire ne convient pas.
Solution 👉 Personnalisez vos relances en fonction de chaque client. Tenez compte de leurs préférences de communication et de paiement. Certains clients préfèrent peut-être les rappels par e-mail, tandis que d'autres préféreront être directement contactés par téléphone. En vous adaptant à leurs besoins, vous augmentez les chances que vos relances soient bien reçues et prises en compte. De la même manière, en proposant plusieurs options de paiement, du règlement par chèque au virement bancaire, vous facilitez à votre client la prise en charge du règlement de sa créance. Grâce à une solution comme LeanPay, vous pouvez entièrement personnaliser ces paramètres pour qu’ils correspondent au mieux à vos usages et à ceux de vos clients.
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6. Vous n’automatisez pas vos relances
Problème : Vous avez réussi à mettre en place un système de relance systématique, personnalisé et multicanal. Vous remarquez que votre délai de paiement commence à se réduire. Mais ces efforts ont un coût pour votre entreprise. Qui est même très conséquent. Afin d’être rigoureux dans vos relances clients, vous n’avez pas d’autre choix que de mobiliser plus de ressources en interne pour effectuer ce travail. C’est long et peu valorisant pour vos équipes. Leurs profils ne sont pas mis en avant sur les tâches à valeur ajoutée pour lesquelles vous les avez recrutées. Un processus de relances manuelles peut alors vite devenir contre productif.
Solution 👉 Automatisez le pilotage de votre poste clients. En utilisant un logiciel de recouvrement tel que LeanPay, ce n’est pas que le processus de relances clients que vous optimisez mais l’intégralité de votre poste clients. Le suivi du statut de vos factures et des paiements est réalisé en temps réel. Des actions de relance se déclenchent selon vos paramètres et vous pouvez personnaliser chaque message et canal de relance. Donnez accès à vos clients à plusieurs méthodes de paiement directement depuis votre mail de relance. Dites adieu aux longues heures passées au téléphone et aux oublis dus au suivi manuel de vos créances clients. En investissant dans LeanPay, vous réduisez votre délai de paiement moyen de 40% tout en divisant par 4 le temps passé à relancer vos clients.
En prenant en compte ces six problèmes de relance courants et en mettant en œuvre les solutions adéquates, vous serez en mesure d'accélérer considérablement vos encaissements et in fine, votre trésorerie s’en portera mieux. Cette approche proactive, personnalisée et soutenue par de nouvelles technologies contribuera à renforcer vos relations commerciales et à garantir des paiements en temps voulu tout en revalorisant le travail de vos équipes financières.
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