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Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement ?
Rédigé par
Mathilde ChevallierD’après la DGCCRF, près de 30% des entreprises payent leur facture en retard. Vous vous êtes donc probablement retrouvé dans cette situation de devoir réclamer votre argent et de relancer vos clients en retard de paiement.
Il y a trois façons de gérer ses relances : le suivi manuel sur Excel, les modules que peuvent vous proposer les logiciels de comptabilité ou grâce à un logiciel de recouvrement de créances.
Dans cet article, nous vous expliquons l’intérêt d’avoir une solution dédiée pour que votre recouvrement soit efficace, que ce soit pour les équipes finances au sein des sociétés ou par des experts-comptables via une externalisation du recouvrement.
Le suivi manuel sur Excel est dépassé
Lorsque l’on a un faible volume de factures à gérer, on commence forcément par les traiter manuellement sur Excel. Mais Excel atteint ses limites au fur et à mesure que le nombre de factures augmente. La gestion devient vite chronophage : il faut vérifier quelles sont les factures en retard, pour quel montant et relatives à quel client.
Ensuite, vous devez trouver l’interlocuteur auquel vous allez vous adresser pour vos relances, récupérer son adresse mail et préparer le mail de relance, en vérifiant les actions qui auront peut-être déjà été réalisées. Rien n’est automatique et rien ne vous aide à gagner en productivité.
Le nombre de fichiers Excel peut vite aussi se multiplier selon les données que vous souhaitez analyser, les différentes équipes qui les gèrent etc. Les données doivent donc parfois êtres mises à jour à plusieurs endroits à la fois, ce qui favorise les erreurs. Avoir des statistiques fiables basées sur des données en temps réel relève presque de l’impossible.
La gestion sur Excel est fastidieuse et les potentielles erreurs nombreuses dues à la saisie manuelle et volumineuse des données. Qui plus est, ce sont des tâches répétitives et peu stimulantes intellectuellement.
Clairement, la gestion manuelle sur Excel est une perte de temps et d’argent ! Un comble quand il s’agit justement d’aller récupérer son argent :-)
Des logiciels de facturation inadaptés au recouvrement
Les logiciels de comptabilité ont soit trop, soit pas assez de fonctionnalités.
Pas assez de fonctionnalités...
Certains outils comptables proposent un module de relances clients qui vous permettra de faire la base du recouvrement. Cela peut tout à fait s’adapter aux TPE ou aux entreprises ayant un très faible volume de factures. Mais pour les PME, la problématique n’est pas la même et cette offre peut vite s’avérer inadaptée car pas assez poussée en termes de personnalisation et d’automatisation.
De plus, pour la très grande majorité d’entre eux, les outils comptables n’offrent pas la possibilité à vos clients de payer en ligne en toute facilité. Une fonctionnalité pourtant redoutable pour diminuer le DSO !
Les modules des solutions comptables ne sont pas des outils suffisants pour un sujet aussi clé que l’est le recouvrement de créances en entreprise.
....ou trop de fonctionnalités
À l’inverse, certains logiciels de facturation ont tellement de fonctionnalités que vous ne savez plus où donner de la tête et comment bien paramétrer le tout pour s’adapter à votre propre configuration.
Trop de données, de détails, de fonctionnalités qui apportent beaucoup plus de confusion que de clarté et de simplicité.
Vous vous sentez vite perdu et, finalement, c’est un outil qui est très souvent mal exploité. Une situation totalement contreproductive ! La simplicité suffit et comme disait Chopin “la simplicité est la réussite absolue”.
À l’instar de la gestion commerciale qui a besoin d’un CRM ou de la production qui nécessite un ERP métier, le recouvrement a besoin de son logiciel de recouvrement dédié pour être plus efficace. Le recouvrement est un sujet sensible autant sur le plan financier pour optimiser votre BFR que sur le plan de la relation client pour la préserver au maximum.
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Les fonctionnalités essentielles du logiciel de recouvrement
Pour bien choisir votre logiciel de recouvrement, passons en revue les critères importants à prendre en compte.
La personnalisation des relances clients
Un recouvrement efficace passe forcément par la personnalisation de vos relances clients. Un logiciel comptable vous proposera plutôt une procédure assez figée et inadaptée et ne va pas du tout vous offrir les possibilités de personnalisation d’un logiciel de recouvrement dédié. Alors que pour ce dernier, c’est son cœur de métier et il est donc évident que cet aspect est particulièrement développé et poussé.
Vous pouvez de fait classifier vos clients selon les typologies qui vous conviennent : TPE/PME/Grands Comptes, en anglais/en français, profils de “bons payeurs”/de “mauvais payeurs”... Vous avez alors la possibilité de créer vos propres plans de relances avec des modèles de mails différents et d'assigner ensuite le plan à la bonne typologie de clients. Tout cela est à votre convenance et selon vos habitudes de communication.
Vos clients apprécieront un message qui leur est adapté. C’est un excellent moyen de préserver la relation client.
L’automatisation des relances clients
Il y a de nombreux intérêts à l’automatisation du recouvrement :
- en moyenne, les équipes comptables parviennent à relancer 20% des clients. Ce qui signifie que 80% des débiteurs ne sont pas relancés. Avec l’automatisation, aucun retard de paiement n’est oublié et tous les clients en retard sont relancés !
- le gain de temps est considérable ! Nos clients utilisateurs de LeanPay ont divisé en moyenne par 4 le temps passé aux relances clients. C’est du temps dégagé pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
- les erreurs humaines d’inattention dues à des tâches répétitives et sans grand intérêt sont fortement réduites. Vous gagnez ainsi en fiabilité.
Les logiciels de recouvrement vous permettent justement l’envoi automatique des mails de relances et même des courriers simples ou en recommandé, comme c’est le cas de LeanPay.
Une fois paramétrés, les mails de relances de premiers niveaux partent automatiquement sans que vous n’ayez rien à faire. Pour les actions de niveau de retard plus avancé, nous vous conseillons une validation manuelle. Chaque jour, vous avez une liste des actions à valider : un mail, un courrier etc. Les messages sont bien sûr déjà tous préparés en amont. Si vous souhaitez encore éditer le mail, c’est tout à fait possible.
Le paiement en ligne
Si vous voulez être payé plus vite, quoi de plus logique que de proposer de régler directement et simplement les factures en retard dans le mail de relance ? C’est ce que permet notre logiciel de recouvrement LeanPay.
Dans les mails de relances qui sont envoyés à vos clients débiteurs, il y a un bouton “Payer mes factures”. En cliquant dessus, vos clients arrivent alors sur un portail sécurisé dédié sur lequel ils peuvent télécharger les factures et les régler par virement bancaire ou par carte bancaire.
La gestion collaborative
Les informations au sujet de l’état d’une facture et de son suivi se trouvent dans différents services, dans différents logiciels. La communication doit pouvoir se faire correctement entre les équipes commerciales et financières pour partager les éléments nécessaires au recouvrement. Pour autant, il vaut mieux que les logiciels de facturation restent seulement aux mains des équipes comptables qui savent les utiliser avec aisance.
Un logiciel de recouvrement permet donc de réunir les deux équipes et de partager les différentes informations en temps réel au sujet des factures. Tout le monde peut y avoir accès avec, si nécessaire, une gestion des droits différents selon le profil de l’utilisateur.
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Le logiciel de recouvrement LeanPay
Chez LeanPay, nous nous sommes donné pour mission d’aider les PME à résoudre leurs problèmes de retard de paiement. C’est notre cœur de métier et c’est la raison pour laquelle notre logiciel de recouvrement comprend notamment toutes les fonctionnalités essentielles du recouvrement de créances.
- La visibilité sur l’encours client
Sans suivi exact et en temps réel de votre encours clients, vous ne pouvez pas mettre en place une stratégie de recouvrement efficace. Avoir une vue de votre délai moyen de paiement et de son évolution ainsi que de votre balance âgée vous permettra d’avoir une meilleure connaissance de vos clients. En optimisant et en utilisant à bon escient ces données, vous pourrez identifier les zones d’amélioration possibles et définir le plan d’action le plus impactant pour récupérer vos créances.
- Les relances clients à proprement parler avec leur personnalisation et leur envoi automatique
LeanPay vous propose bien entendu la fonctionnalité des différents plans de relances clients par typologie de clients. Vous pouvez en plus gérer la temporalité de vos messages et leur envoi de manière automatique. Le petit + ? La notification de pré-échéance envoyée quelques jours avant la date d’échéance.
- Le paiement en ligne sur une plateforme sécurisée
Vos clients ont accès depuis les mails de relance à un espace dédié sur lequel ils peuvent télécharger leurs factures pour leur propre comptabilité. Ils peuvent aussi directement procéder au paiement. Proposer le bon moyen de paiement au bon moment, soit à la date d’échéance, c’est la clé d’un recouvrement réussi !
- La gestion collaborative entre équipe financière et commerciale
Le partage d’informations est ainsi simplifié. Le logiciel LeanPay propose une gestion multi-utilisateurs sans limitation ainsi que la gestion des droits. Le tout dans un environnement ergonomique et simple à utiliser. C’est ainsi qu’a été pensé LeanPay.
Nous avons conçu et développé avec passion ces fonctionnalités en collaboration avec nos clients grâce aux différents retours qu’ils nous font régulièrement. Nous sommes à leur écoute et nous faisons évoluer constamment notre logiciel de recouvrement avec eux et pour eux. D’ailleurs, nos clients en parlent mieux que nous.
“Socrate et son équipe sont à notre écoute. Nous remontons nos besoins afin d'améliorer leur service et leur offre.” Varma Beedassee de Bati-termites.
“Leanpay est une jeune start-up sérieuse dont le produit tient ses promesses et qui sait ajouter des fonctionnalités rapidement pour s'améliorer. Le service client est très à l'écoute des feedbacks et la roadmap produit dynamique et intelligente. Très bon produit, très belle équipe.” Manuel Diaz de Emakina
“Les concepteurs sont à l’écoute des demandes du client et sont très réactifs.” Emmanuel Paquet de BCP
Améliorer le recouvrement de vos créances grâce à LeanPay
Utiliser LeanPay en tant que logiciel de recouvrement dédié, c’est :
- réduire votre DSO de 20%
- diviser par 4 le temps passé aux relances clients
- 97,5% des factures payées grâce à cette phase de relances en interne
Si vous souhaitez en savoir plus sur LeanPay et découvrir notre logiciel en visio, choisissez un créneau pour une démo personnalisée avec l’un de nos experts 👇.
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