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Où en est la digitalisation des DAF ?
Rédigé par
Mathilde ChevallierDigitalisation
Mis à jour le
4/9/2024
Depuis la crise sanitaire et “l’ère Covid”, les entreprises ont besoin d’être agiles et flexibles. Le télétravail, obligé d’abord à cause des différents confinements, puis se démocratisant, a le mérite d’avoir mis en lumière les difficultés de certaines sociétés.
Un exemple tout à fait concret et dans lequel chacun se reconnaîtra probablement : le travail à plusieurs sur Excel. Ce n’est pas possible ! Le fichier n’est éditable que pour une seule personne et s’ouvre en lecture seule pour les autres. De là apparaissent les problèmes de synchronisation. Est-ce qu’on travaille bien sur la dernière version du fichier ? Est-ce qu’on n’est pas en train de faire le travail déjà réalisé par un autre membre de l’équipe ? Bref rien de pratique !
Cette volonté et cette nécessité d’être agile sont devenues un enjeu majeur. Or, les manières de fonctionner actuelles répondent peu ou prou à ces problématiques. La digitalisation, qui en un sens le permet, devient une priorité pour ces entreprises et notamment pour les fonctions finance.
Mais, comment mettre en place un process de digitalisation et a fortiori du poste clients ? Où en est-on concrètement de la digitalisation des directions administratives et financières ? Quels sont les freins ? On fait un point à date !
Et en bonus, en fin d'article, vous pouvez télécharger gratuitement le guide complet de la digitalisation de la DAF 2023 🎁.
La digitalisation des DAF : quels process ?
Lorsque l’on “part de rien”, que l’on a tout à construire et à mettre en œuvre, mais que l’on a conscience qu’il faut digitaliser son entreprise, c’est déjà un premier pas vers le changement.
Accessibilité et normalisation des données
Il faut y aller crescendo et commencer par les bases, c’est-à-dire l’accessibilité et la normalisation des données.
Concrètement, vous jonglez avec différents types de données issues de différents endroits. Il s’agit donc de repérer toutes ces datas partout où elles sont, de les récupérer et de les unifier. C’est un des enjeux clés car cela permet de supprimer les silos internes et de favoriser le partage des données finance, RH et opérations afin de passer ensuite à l’étape de l’analyse.
Aujourd’hui, l’accès à toutes ces données est assez facile à mettre en œuvre dès lors que vous utilisez des solutions cloud grâce aux intégrations natives par API. En revanche, cela devient plus compliqué avec, par exemple, des ERP métiers propres à chaque secteur d’activité.
Une fois que les données sont trouvées et récupérées de toutes vos différentes sources, une autre problématique voit le jour : la normalisation. En effet, ces informations sont très souvent loin d’être normalisées. Un travail d’uniformisation et de normalisation doit être effectué comme par exemple détecter les anomalies des écritures comptables. Cette tâche qui était auparavant bien souvent manuelle et chronophage peut désormais être automatisée. C’est la seconde phase !
Automatisation et analyse des données
Maintenant que toute la data est centralisée et normalisée, on monte d’un cran dans les process pour arriver à l’automatisation et l’analyse.
Il s’agit d’identifier dans vos façons de travailler toutes les étapes qui sont manuelles et qui n’ont pas de valeur ajoutée, autrement dit toutes les actions qui pourraient être automatisées et réalisées par des logiciels sans l’intervention d’un humain. Dans le jargon technique, on parle de RPA (Robotic Process Automation). Cette technique se base sur un système d’apprentissage par une intelligence artificielle (IA). Les cas d’usages sont vraiment très variés :
- gestion automatique des réponses à certains mails
- rapprochement comptable
- ouverture de contrat client
- gestion des factures
- …
Le RPA intervient dans la reconnaissance de caractères des documents et l’IA dans le traitement des données une fois extraites.
L’objectif, bien entendu, est de faire gagner du temps aux équipes financières sur toutes les tâches répétitives et sans valeur ajoutée qu’elles accomplissent quotidiennement tout en évitant en plus les erreurs humaines. Elles disposent ainsi de plus de temps pour se consacrer à l’analyse des données afin d’en tirer des conclusions et des plans d’actions. Bien comprendre pour mieux agir !
L’IA a également son rôle à jouer dans cette partie analyse. Elle fournit des billes aux équipes. Par exemple, l’IA est tout à fait capable de disséquer des années de données pour construire des projections. Un bon point de départ factuel, sujet à discussion avec les équipes dirigeantes.
Si on se projette à moyen/long terme, on peut tout à fait imaginer que la fonction finance s’accompagnera de nouveaux métiers comme data scientists. Ils participeront au développement d’algorithmes de machine learning afin d’améliorer les prévisions de CA, trésorerie etc.
Une digitalisation qui peine à s’installer
Jusqu’à présent, on a évoqué la théorie de la digitalisation des directions administratives et financières. Mais la réalité est tout autre.
Une étude de l’entreprise Workday publiée en mai 2022 montre que 55% des directions financières considèrent leur stratégie digitale toujours ou souvent dépassée par le rythme actuel des besoins de l’entreprise. Seulement 46% des dirigeants affirment être bien outillés numériquement pour assurer la continuité de leurs activités en temps de crise.
Selon l’observatoire ETI-PME 2022 du cabinet d’audit RSM réalisé en 2022 auprès de 85 DAF, 24% d’entre eux sont activement impliqués dans un projet digital lié à leur service. C’est certes 6 points de plus qu’en 2021, mais vous conviendrez bien que 24 % c’est encore peu !
C’est également le constat que dresse le baromètre “The State of Automation in Finance 2022", réalisé à la demande de l’entreprise Yooz et en partenariat avec le cabinet de conseil Mazars et l'Association nationale des directeurs financiers et de contrôle de gestion (DFCG). L’étude a été menée en mars 2022 auprès de 1.200 personnes décisionnaires dans le domaine de la finance. Seuls 10% des répondant.e.s déclarent avoir mis en place une automatisation complète de tous leurs processus comptables en 2021. Autre chiffre édifiant : 17% affirment utiliser encore des tableurs Excel !
La digitalisation peine à se mettre correctement en place en France.
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Accompagner le changement
Un des freins identifiés, c’est bien évidemment le changement. Passer d’une situation à une autre, d’habitudes à d’autres etc. Pourquoi changer quelque chose si on a toujours fait ainsi ?
Seulement, ce n’est pas parce qu’on a toujours fait d’une façon que c’était la bonne méthode. Il y aura toujours une résistance au changement, qui peut provenir de l’équipe dirigeante et/ou des équipes finances. Ce chemin vers la digitalisation est donc un processus lent.
Tout passe par une bonne communication avec les équipes. Il est indispensable d’être soi-même convaincu pour convaincre les autres. Il faut qu’eux-mêmes adhèrent au projet pour s’y impliquer au maximum. Pour cela, ne négligez pas l’importance d’expliquer les raisons du projet et les bénéfices qu’il apportera. On peut noter entre autres :
- le gain de temps. Avec l’automatisation de nombreuses tâches, le gain de temps est indéniable et c’est un argument fort pour toutes les entreprises qui travaillent encore sur Excel.
- la qualité des données. On s’affranchit des erreurs humaines.
- la valorisation du travail des collaborateurs. Les tâches répétitives et sans valeur ajoutée sont désormais effectuées par un outil. Vos collaborateurs se concentrent ainsi sur l’analyse et c’est une marque de confiance en leurs compétences que vous leur témoignez.
- le retour sur investissement en productivité, en efficacité, en sécurité de la donnée etc.
Dans ce type de digitalisation, il faut avoir à la fois de grandes ambitions pour l’entreprise tout en ayant des projets à plus petite échelle qui amènent des résultats rapidement. Il est plus facile de faire adhérer tout le monde quand les premiers résultats sont rapides et visibles.
Pour que cela fonctionne bien, vous pouvez proposer un accompagnement individuel ou collectif à vos équipes (une formation sur les nouveaux outils par exemple). Assurez-vous que le changement d’outil ou la mise en place d’un nouvel outil soit bien intégré dans les process. Les études psychologiques évoquent un délai de 3 semaines pour qu’un nouveau comportement devienne une habitude. Ensemble, vous vous créez de nouvelles habitudes, de nouveaux repères avant de vous attaquer à un autre chantier de digitalisation. Prenez le temps nécessaire pour que les frictions disparaissent et que tout soit fait correctement. L’efficacité n’en sera que meilleure !
L’évolution du métier de DAF
Le deuxième ralentissement à cette digitalisation de la fonction finance, c’est le.la DAF directement. Explications. La digitalisation de la fonction finance est un chantier tellement important et disruptif qu’il doit être absolument porté par le.la DAF de l’entreprise.
Le changement doit commencer par lui.elle. C’est une personne qui doit être absolument convaincue avant de convaincre les autres : ses équipes et les fonctions dirigeantes. Pour cela, elle doit avoir une vision à 360, à la fois opérationnelle et stratégique.
En fait, les compétences recherchées pour le poste de directeur.rice administratif et financier évoluent. En plus de toutes ses connaissances en comptabilité et en analyse financière, le.la DAF doit désormais posséder de nombreuses soft skills telles l’appétence pour les nouvelles technologies, la communication, l’accompagnement au changement…
Le métier évolue, en même temps que les besoins de l’entreprise, ses outils, ses process… La nécessité et la capacité à s’adapter (encore une soft skill) feront la différence dans les années à venir.
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LeanPay dans la digitalisation de la DAF
LeanPay apporte sa pierre à l’édifice en aidant à digitaliser la gestion du poste client et le process d'order to cash. Il s’agit d’un logiciel de recouvrement de créances qui automatise les relances clients en cas de retard de paiement.
Gain de temps
LeanPay vous offre des fonctionnalités liées à la relance client qui vous permettent de diviser par 4 le temps passé sur la gestion du poste client.
- Vous pouvez créer des scénarios de relances clients par typologie de client : relances PME / relances grands comptes ou relances en français / relances en anglais…
- Vous personnalisez comme vous le souhaitez les mails et courriers de relance. Vous avez d’ailleurs à disposition nos modèles pour vous aider en cas de besoin.
- Les factures PDF sont directement intégrées en pièces jointes de tous les mails de relance. Finie l’excuse de ne pas retrouver la facture !
- De nombreuses tâches sont automatisées. Par exemple : le 1er mail qui prévient qu’une facture arrive bientôt à échéance peut être automatisé. C’est à votre convenance. Pour toutes les relances que vous souhaitez valider manuellement, l’outil vous indique toutes les tâches du jour à effectuer.
- LeanPay, c’est aussi un outil intuitif et collaboratif. Vous avez sous les yeux l’historique des relances, les commentaires laissés par les membres de l’équipe, la possibilité de taguer des utilisateurs etc. Le travail à plusieurs sur le poste client n’a jamais été aussi facile qu’avec LeanPay.
Efficacité
Grâce à l’outil LeanPay, expert de la relance client, vous allez réduire vos délais de paiement de 40%. Gagnez en efficacité et faites-vous payer plus vite !
- LeanPay, c’est le reflet total de votre comptabilité. (Soit dit en passant, LeanPay est compatible avec l’ensemble des logiciels de facturation). Toutes vos factures sont ainsi intégrées et de ce fait aucune n’est oubliée. Chaque retard de paiement constaté sera donc relancé. Oubliée l’époque où vous ne relanciez que lorsque vous aviez le temps !
- LeanPay met à votre disposition un portail sécurisé de paiement en ligne pour faciliter à votre client son règlement. C’est quand sa facture arrive à échéance (et non à son émission) que votre client est le plus à même de payer. C’est pourquoi, le portail de paiement est directement accessible depuis les mails de relance.
- Dans LeanPay, vous avez accès à de nombreux tableaux de bord afin d’avoir une vue synthétique du poste client : délai de paiement, balance âgée, encours client. Votre équipe peut ainsi plus facilement prioriser ses actions, en se concentrant par exemple sur les dossiers les plus délicats ou les factures aux plus gros montants.
- Nous avons pu constater grâce à l’usage de nos clients que 97,5% des factures sont payées grâce aux relances envoyées via LeanPay !
🎁 Notre guide de la digitalisation du DAF 2023
Digitaliser toute la fonction administrative et financière peut sembler être une mission complexe. Pour vous faciliter cette transition vers de nouveaux processus, nous avons rédigé avec notre partenaire Mindset Finance un guide disponible gratuitement via le formulaire ci-dessous 👇
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