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Les 5 fonctions comptables à digitaliser en 2024
Rédigé par
Mathilde ChevallierDigitalisation
Mis à jour le
4/9/2024
Entre hausse record du nombre de défaillances en 2022 et dégradation de la note de 150 entreprises pour retards de paiement, le contexte économique est loin d’être au beau fixe pour les sociétés. Les services financiers ont donc besoin d’avoir de plus en plus de visibilité et de gagner en sécurité.
Lorsque les processus sont encore trop manuels, de nombreuses tâches sont chronophages avec un risque d’erreur élevé (surtout si votre entreprise est adepte de la saisie manuelle sur Excel) et parfois même sans valeur ajoutée. Elles peuvent être facilement automatisables grâce à leur digitalisation. Les métiers comptables ont tout intérêt à se numériser !
Nous vous présentons les 5 fonctions comptables à prioriser en 2024 pour avoir un retour sur investissement rapide. Évidemment, on y parle de la digitalisation du poste clients, notre cœur de métier ;-)
1- Automatisez les relances de vos factures impayées
Si vous faites votre suivi des créances clients sur Excel, supprimez votre fichier et utilisez un logiciel de relances clients comme LeanPay. Nous proposons une plateforme utilisant la business intelligence qui va révolutionner votre recouvrement.
LeanPay s’intègre avec n’importe quel outil comptable ou ERP de façon à récupérer vos factures, vos contacts et vos paiements. Vous savez ainsi en temps réel quelles sont les factures arrivées à échéance et qui n’ont pas encore été payées. Vous pouvez relancer toutes les factures en retard, sans exception. Et les relancer rapidement, pas 3 mois après la date d’échéance.
Dans LeanPay, vous pouvez créer des scénarios en indiquant pour chaque étape de relance le canal de communication (mail, téléphone, courrier…), le contenu de la relance et le délai post-échéance à partir duquel se déclenche une action. Vous avez à votre disposition des modèles de mail et de courrier prêts à l’emploi éditables pour plus de personnalisation. L’envoi des relances se fait automatiquement ou avec une validation manuelle si vous préférez.
LeanPay vous permet aussi de piloter votre poste clients et de mesurer la performance de votre recouvrement en temps réel en suivant différents KPIs : délai de paiement moyen, balance âgée, encours client, prévisionnel d’encaissement…
Afin d’accélérer le paiement de vos factures, nous mettons à disposition de vos clients une plateforme sur laquelle ils peuvent télécharger leurs factures et les payer en ligne de façon sécurisée via différents moyens de paiement.
LeanPay est un outil collaboratif sur lequel peuvent travailler en parallèle les équipes finances et commerciales. L’historique des évènements liés à une facture ou un client est accessible afin de fluidifier le travail.
In fine, en utilisant LeanPay, vous divisez par 4 le temps passé sur vos relances. Vous vous faites payer plus vite en diminuant votre DSO de 40%. Moins de 1% des factures sont classées en impayé !
2- Digitalisez le paiement de vos factures fournisseurs
Le paiement des factures fournisseurs est le pendant du paiement des factures clients. Vous êtes forcément dans un cas le client et dans un autre le fournisseur. Si tout le monde améliore ses process de validation pour le paiement des factures fournisseurs, les délais de paiement de manière générale vont s’améliorer. C’est dans l’intérêt de toute l’économie.
Digitaliser tout le process permet de réduire ces délais. Pour cela, il existe des logiciels tels que Spendesk. Grâce à eux, vous pouvez centraliser les bons de commande, les factures et les échéanciers de paiement dans une même interface. Les demandes de paiement de facture par les équipes sont simplifiées via une soumission rapide par e-mail, par téléchargement de fichier ou avec seulement une photo du justificatif. Le logiciel reconnaît facilement le fournisseur, le montant, la nature de la dépense etc.
Le service comptable dispose d’un contrôle complet de toutes les demandes et de leur suivi. Une fois que tout est validé, le paiement est également facilité car tout se fait dans l’interface du logiciel. Plus besoin de passer par la banque.
3- Digitalisez la planification de votre trésorerie
La gestion de la trésorerie est la priorité numéro 1 des DAF en 2024 selon l’étude menée par PwC et la DFCG. Il est donc essentiel de digitaliser cette fonction afin d’avoir une meilleure visibilité. De nombreux logiciels de trésorerie sont disponibles sur le marché. C’est le cas par exemple de RocketChart acquis par notre partenaire Sellsy.
Un logiciel de trésorerie vous permet de visualiser la trésorerie en temps réel, d’automatiser son suivi et de réaliser des prévisions fiables sur différentes échéances via de multiples scénarios business.
Tout ceci vous permet d’anticiper les flux de trésorerie et de mieux vous projeter afin de prendre les bonnes décisions en matière de dépenses.
Optimisez votre poste clients pour mieux gérer votre trésorerie
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4- Automatisez le contrôle de vos virements
D’après une étude réalisée par Allianz Trade et la DFCG en 2022, 91% des entreprises ayant un chiffre d’affaires supérieur à 100 millions d’euros ont subi au moins une tentative de fraude en 2022. Une des plus connues est la fraude au président. Elle consiste à utiliser l’identité d’une personne haut placée qui demanderait en urgence à un collaborateur de procéder à un virement.
Un logiciel comme TrustPair peut grandement aider à déjouer ces tentatives d’escroquerie. Connecté à de nombreuses sources de données en France et à l’international, il permet de vérifier, d’enrichir et de corriger en temps réel les bases de données de tiers. Le contrôle des coordonnées bancaires est également automatisé afin de détecter le risque de fraude. Il restitue d’ailleurs une évaluation précise du niveau de risques associés à un tiers. En cas d’anomalie, le logiciel envoie une alerte instantanée multi-canal.
Un logiciel peut aussi vous accompagner dans le renforcement de la sécurisation des process :
- intégrer systématiquement une nouvelle étape de contrôle (par exemple un contre-appel) à chaque changement de numéro de compte,
- multiplier le nombre de personnes impliquées dans les paiements,
- mettre en place une procédure spécifique pour les virements « urgents » ou « exceptionnels »,
5- Optimisez le traitement des notes de frais
Des solutions digitales (comme Spendesk) permettent d’optimiser le traitement des notes de frais afin de gagner en temps. La saisie des dépenses est automatisée : le plus souvent, une simple photo du justificatif suffit. Les frais kilométriques sont aussi calculés automatiquement. Les différents champs (montant total, catégorisation de la note de frais…) sont lus et identifiés grâce à une reconnaissance des caractères. S’enclenche alors un process automatique de vérification simplifiée et de remboursement des frais en seulement quelques clics et depuis une seule et même interface.
Les justificatifs ne sont plus perdus, mais archivés et stockés. Les délais de paiement aux collaborateurs sont raccourcis.
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🎁 Guide de la digitalisation de la DAF
En digitalisant les différentes fonctions mentionnées dans cet article, c'est au final toute la gestion de la DAF qui est transformée. Prendre le virage du digital au niveau de sa Direction Administrative et Financière est un réel enjeu pour les entreprises. On s'est d'ailleurs posé la question d'où en était cette digitalisation de la DAF. Et la réponse, c'est qu'elle a encore du mal à bien s'installer.
Alors pour vous mener vers la voie du succès de la transformation digitale, nous avons rédigé un guide qui vous donne toutes les clés nécessaires à un passage réussi de votre DAF à l'ère du digital.
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