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Factures impayées : bien gérer les congés d’été
Rédigé par
Mathilde ChevallierActualité
Mis à jour le
4/9/2024
L’été approche à grands pas, et avec lui, une période critique pour la gestion des factures et la trésorerie des entreprises. Les congés estivaux, tant du côté des créanciers que des débiteurs, entraînent un allongement important des délais de paiement.
Par exemple, si la ou le responsable du recouvrement s'absente pendant trois semaines, les relances peuvent être reportées à son retour, moment où les clients peuvent à leur tour être en vacances. Cette situation crée alors un effet domino !
Le suivi des factures n'étant souvent pas assuré par d'autres collaborateurs⸱rices, il se retrouve en "pause" durant des semaines.
Selon Clément Carrier, CEO d'Aria, fintech spécialisée dans le financement instantané de factures, les retards de paiement doublent durant les mois de juillet et août. “Nous avons étudié les comportements de paiement durant cette période sur les flux de nos clients. En juillet et août 2023, nous avons observé que les retards avaient doublé par rapport à ce qui était pratiqué le reste de l'année. Ils étaient passés de 4,26 jours en moyenne pendant l'année 2023 à 8,57 jours en été,” a-t-il expliqué auprès du média Daf Mag.
Cette augmentation est d'autant plus préoccupante que les retards de paiement sont responsables de 25% des défaillances d'entreprises en France. D'ailleurs, d'après le dernier bilan d'Altares, les défaillances d'entreprises ont augmenté de 23,4% au 2e trimestre 2024 par rapport au T2 2023, atteignant 16 371 défaillances. L'Observatoire des délais de paiements souligne qu'au-delà de 30 jours de retard, la probabilité de défaillance est multipliée par 6.
Ce creux durant l’été peut donc vite mettre à mal les entreprises dont la trésorerie est déjà à bout de souffle.
Pourtant, malgré les ralentissements estivaux, les obligations financières des entreprises persistent : les salaires doivent être versés et les charges diverses honorées.
Dans cet article, nous allons explorer un ensemble de solutions concrètes et efficaces pour atténuer l'impact des retards de paiement durant la période estivale.
Notre objectif est de vous fournir un plan d'action complet, permettant non seulement de maintenir votre flux de trésorerie, mais aussi d'optimiser vos processus de recouvrement à long terme.
Solution 1 : Anticiper sa facturation et ses relances
L’anticipation de la facturation et des relances s'avère cruciale.
- La facturation
Il est impératif d'envoyer un maximum de factures avant la période des congés pour éviter de retarder les échéances.
- Les créances arrivant à échéance durant l’été
Pour les factures arrivant à échéance durant l'été, il est recommandé de contacter les clients individuellement pour leur rappeler les paiements à venir et les inciter (subtilement🙂) à régler avant leur départ en vacances. Cette approche personnalisée permet non seulement de maintenir une relation client de qualité, mais aussi d'augmenter les chances de paiement rapide.
- Les créances déjà en retard
Pour les factures déjà en retard, il est judicieux de prioriser le suivi de celles qui ont les montants les plus importants. Cette stratégie peut déjà permettre de récupérer des sommes et ainsi limiter l'impact sur la trésorerie.
Solution 2 : Digitaliser son process de relances clients
Certaines entreprises ne relancent leurs factures que lorsqu’elles ont un peu de temps ou quand le retard se fait trop important etc. Ce n’est pas une façon de faire qui soit viable si on veut réduire les retards de paiement et encore moins durant la période estivale.
La digitalisation du processus de recouvrement représente une solution efficace pour maintenir un suivi constant des factures, même pendant les congés. L'utilisation d'un logiciel de relance clients, comme LeanPay, permet de systématiser les relances dès qu'un retard est constaté.
Cette approche bénéfique réduit les délais de paiement de 40% en seulement trois mois d'utilisation.
Concrètement, vous pouvez créer des scénarios de relance dans lesquels vous planifiez différentes étapes de relance. Par exemple :
- 5 jours avant échéance de la facture, envoyer un mail de rappel qu’une facture arrive à échéance
- 5 jours de retard, envoyer une première relance automatique par mail
- 15 jours de retard, passer un coup de téléphone à votre client pour comprendre les raisons du retard
- etc
La personnalisation de ces scénarios en fonction des typologies de clients permet d'optimiser leur efficacité. Par exemple, on peut envisager de créer un scénario spécifique à l'approche de l'été pour rappeler aux clients l'importance de régler les factures dans les temps, tout en tenant compte des particularités de cette période.
Cette automatisation assure une continuité dans le processus de relance, même lorsque es équipes sont en congés, et permet de maintenir une pression constante sur les débiteurs pour encourager des paiements rapides.
Solution 3 : Proposer l’escompte
L'escompte peut s'avérer être une stratégie efficace pour inciter les clients à payer rapidement, particulièrement à l'approche de l'été. Proposer une réduction, par exemple de 5 à 6%, pour les paiements effectués dans les 10 jours suivant l'émission de la facture peut motiver les clients à régler leurs factures avant de partir en vacances.
Le caractère exceptionnel de cette mesure, proposée ponctuellement à l'approche de l'été, renforce ainsi son attrait. Cependant, il est crucial de calculer soigneusement l'impact de ces réductions sur la rentabilité globale et de s'assurer que les bénéfices en termes de trésorerie compensent la perte de marge.
Solution 4 : Envisager l’affacturage
Cette technique financière permet de céder ses créances clients à un établissement financier spécialisé, le factor, qui se charge ensuite du recouvrement. L'entreprise bénéficie ainsi d'un paiement immédiat d'une grande partie de ses factures, ce qui peut être crucial pour maintenir une trésorerie saine pendant l'été.
Il est important de cibler les factures à céder en fonction de leur montant et du profil de paiement du client. Cependant, il faut prendre en compte les coûts associés à cette solution et évaluer si les avantages en termes de trésorerie et de réduction des risques justifient ces frais. Il peut être judicieux de négocier des conditions spécifiques avec le factor pour la période estivale, afin d'optimiser cette stratégie en fonction des besoins particuliers de l'entreprise durant cette période.
Solution 5 : Mentionner les pénalités de retard dans les relances
Sur notre logiciel LeanPay, plus de 45 000 relances sont envoyées chaque mois. À partir de ces données, nous avons pu identifier de bonnes pratiques en matière de recouvrement. L’une d’entre elles consiste simplement à mentionner les pénalités de retard dans vos mails/courriers de relance.
Cette pratique agit comme un "coup de pression" sur le client, l'incitant à régler rapidement pour éviter des frais supplémentaires. Il est important de noter que l'efficacité de cette méthode ne dépend pas nécessairement de l'application effective des pénalités ; la simple mention peut suffire à motiver le paiement.
À l'approche des congés estivaux, cette stratégie peut permettre de récupérer un certain nombre de créances plus tôt que prévu, améliorant ainsi la situation de trésorerie.
LeanPay calcule automatiquement les pénalités de retard de vos factures.
En savoir plus
Solution 6 : Analyser ses données
L’analyse des données historiques de paiement peut grandement contribuer à l'élaboration d'une stratégie efficace pour la période estivale.
Pour les entreprises qui disposent d'un suivi détaillé de leurs factures, il est possible d'identifier les tendances des étés précédents, notamment l'évolution du retard moyen et les clients les plus concernés par ces retards.
Cette analyse permet d'ajuster les stratégies et les efforts de relance en fonction des comportements observés. Par exemple, on peut identifier les clients qui ont tendance à payer systématiquement en retard pendant l'été et mettre en place des mesures préventives spécifiques pour ces cas.
L'utilisation de ces données peut également aider à prévoir les besoins en trésorerie pour la période estivale et à planifier en conséquence. Il peut être utile de créer des rapports détaillés sur les comportements de paiement estivaux, en les comparant aux autres périodes de l'année, pour avoir une vision claire des défis spécifiques à cette saison.
Cette approche basée sur les données permet une gestion plus proactive et ciblée des créances, optimisant ainsi l'efficacité des efforts de recouvrement pendant la période critique de l'été.
Solution 7 : Préparer un plan d’actions pour la rentrée
La préparation d'un plan d'actions pour la rentrée est essentielle pour gérer efficacement les retards de paiement accumulés pendant l'été. Il est recommandé de planifier une campagne de relances intensives pour début septembre.
Cette campagne peut commencer par des appels téléphoniques, qui offrent un contact plus personnel et humain. Ces appels permettent non seulement de prendre des nouvelles du client mais aussi de discuter des factures en souffrance, créant ainsi l’opportunité de renforcer votre relation.
Après ces contacts téléphoniques, il est judicieux de poursuivre avec des relances par email ou par courrier, selon le niveau de retard.
Enfin, établissez un bilan détaillé des impayés de l'été. Il servira de base pour ajuster la stratégie future, en particulier pour préparer l'été suivant. Il peut inclure une analyse des raisons des retards, de l'efficacité des différentes méthodes de relance utilisées, et des propositions d'amélioration pour l'avenir.
Cette approche systématique permet d'améliorer continuellement les processus de gestion des créances de l'entreprise.
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