Cash pooling : définition, atouts et inconvénients

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Cash pooling notionnel

Le cash pooling notionnel consiste à la centralisation virtuelle des soldes. Cela repose sur la compensation des soldes de comptes des différentes entités d’un groupe sans transfert physique de fonds. Cette compensation permet de réduire le montant total des découverts et les intérêts débiteurs. En effet, les banques calculent les intérêts en se basant sur le solde cumulé des comptes de toutes les entités, qu’elles soient créditrices ou débitrices.

Cash pooling notionnel : les atouts

• Simplicité opérationnelle : l’absence de transfert physique de fonds réduit les risques d’erreurs dans les mouvements de trésorerie. De plus, les entreprises peuvent gérer leurs liquidités sans avoir à coordonner des transferts constants entre différentes filiales.
• Optimisation des intérêts : grâce à la consolidation des soldes créditeurs et débiteurs des entités, l’entreprise peut négocier de meilleurs taux d’intérêt globaux pour le groupe. La compensation des déficits et des excédents permet aussi de réduire les frais financiers sur les découverts des filiales.
• Conformité juridique et fiscale : les déclarations fiscales sont simplifiées, car il s’agit ici de transfert de fonds virtuel. Les risques fiscaux sont donc réduits, notamment en matière de prêts intra-groupe et de prix de transfert. Le cash pooling notionnel permet également d’éviter des problèmes de conformité, ce qui est utile pour les groupes internationaux soumis à des régulations complexes dans différents pays.
• Autonomie des filiales : comme les entités gardent leurs propres comptes bancaires, elles ne sont pas contraintes à suivre des directives concernant les transferts de fonds physiques. Elles conservent donc leur indépendance dans la gestion de leurs propres finances.

Cash pooling notionnel : les inconvénients

• Optimisation limitée des liquidités : par définition, le cash pooling notionnel ne permet pas le transfert physique de liquidité d’une filiale excédentaire à une autre. Cela peut être désavantageux lorsqu’une filiale a un besoin urgent de liquidités. D’où l’importance du logiciel de recouvrement dans la stratégie de recouvrement de créances ! L’utilisation du logiciel LeanPay aide à diminuer le DSO de 40%, et vous permet de détecter en un coup d'œil tout retard de paiement. Vous pouvez donc agir en fonction, avec notamment l’envoi de relance en quelques clics. De plus, le lien de paiement sécurisé figurant dans les relances participe à l’accélération des encaissements.
• Complexité technique : certes, cette technique s’avère être simple à utiliser, néanmoins, sa mise en place nécessite des outils informatiques sophistiqués, ainsi qu’une infrastructure technologique capable de suivre et de consolider les soldes des différentes entités. Cela implique une expertise technique et donc des coûts.
• Visibilité réduite : comme il n’y a pas de transferts physiques de fonds, le suivi précis des liquidités disponibles dans chaque entité peut devenir plus complexe et rendre la gestion de la trésorerie plus difficile pour la maison-mère

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Cash pooling physique

À l’inverse de la méthode précédente, le cash pooling physique repose sur le transfert effectif de liquidités. Un compte central, généralement géré par la maison-mère, récupère les excédents de trésorerie de chaque filiale. Les entités en déficit peuvent ainsi recevoir des fonds depuis ce compte central.

Cash pooling physique : les atouts

• Gestion active des liquidités : la réallocation rapide des excédents offre une flexibilité à court terme. Cela est notamment utile lorsqu’une filiale a un besoin urgent de liquidités pour financer des projets spécifiques ou pour éviter des frais de découverts coûteux.
• Réduction des emprunts externes : la société mère peut minimiser les besoins en financement externe grâce à la centralisation des excédents de trésorerie. Cela représente un bénéfice stratégique sur le long terme et favorise une meilleure efficacité financière sur l’ensemble du groupe. L’optimisation du process de recouvrement de créances permet également de réduire les emprunts externes. Notre logiciel de relance client LeanPay vous aide à vous faire payer rapidement tout en gagnant du temps grâce à l’automatisation de vos relances clients.

Cash pooling physique : les inconvénients

• Complexité administrative : les transferts de fonds doivent être réguliers, il est donc nécessaire d’avoir une gestion continue et coordonnée des flux de trésorerie entre les différentes entités du groupe. Cela peut augmenter la charge administrative et demander des outils de gestion sophistiqués.
• Coûts bancaires plus importants : chaque transfert de fonds entraîne des coûts de transfert (frais bancaires, de change, de correspondance bancaire, administratifs, coûts liés aux délais de transfert) qui peuvent s’accumuler, surtout si le groupe opère à l’international. Ces frais sont généralement plus élevés pour les entreprises internationales faisant face aux changements de devises et aux réglementations bancaires propres à chaque pays.

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Cash pooling : les clés pour une mise en place réussie

Maintenant que nous avons vu les différents types de cash pooling, intéressons-nous aux éléments clé pour réussir sa mise en place.

Convention de trésorerie

La convention de trésorerie est un document juridique nécessaire au bon fonctionnement du cash pooling. Il s’agit d’un contrat entre la société mère et ses filiales, dont le rôle est de définir les règles opérationnelles encadrant le regroupement des liquidités. La convention clarifie les droits et obligations de chaque entité, les règles de fonctionnement ainsi que les modalités financières du système.

Ce document doit être exhaustif et doit couvrir plusieurs aspects :

• Conditions de participation : quelles entités participent ? Leur participation est-elle volontaire ou obligatoire ? Quels sont les critères d’adhésion pour les nouvelles filiales acquises ?
• Règles de gestion des excédents et déficits : comment gérer les déficits ? Comment centraliser les excédents de trésorerie ? Quelle est la fréquence des transferts ? Les montants minimums ou maximums à transférer ? Quelles sont les conditions de couverture des déficits ?
• Calcul des intérêts : comment seront calculés les intérêts sur les excédents/déficits ? Quels sont les taux d’intérêt appliqués ? Reflètent-ils les conditions du marché ?
• Modalités d’allocation des fonds : comment redistribuer les excédents de trésorerie aux filiales en déficit ? Quelles priorités et limites de l’allocation de liquidités appliquer ?
• Périodicité et modalités de reporting : comment et quand les filiales doivent-elles rendre compte de leur situation de trésorerie et de leurs besoins financiers ? Comment la maison-mère fournit-elle des rapports consolidés au groupe ?

Il est également possible d’inclure des frais de gestion liés à la participation au cash pooling comme des sanctions en cas de non-respect des règles établies par la convention.

Respect des règles juridiques et fiscales

Pour mettre en application le cash pooling, le respect des réglementations juridiques et fiscales est essentiel, en particulier dans un contexte international où les règles concernant les flux financiers intra-groupe sont propres à chaque pays.

Plusieurs aspects fiscaux et réglementaires sont à surveiller pour une mise en place du cash pooling sans encombre :

• les implications fiscales qui varient selon les juridictions
• les règles locales sur le prix de transfert qui imposent des taux d’intérêt équitables (reflétant les conditions du marché)
• la conformité aux réglementations bancaires et financières qui inclut des lois sur les flux financiers internationaux, la lutte contre le blanchiment d’argent et les sanctions économiques.

Le non-respect de ces règles entraîne des sanctions telles que des amendes fiscales ou des réajustements d’impôts. Cela peut également créer des litiges avec les autorités fiscales locales. Mieux vaut donc s’assurer que le cash pooling soit conforme aux lois locales et internationales.

Coordination entre les entités

Le succès du cash pooling repose sur une coordination fluide entre les équipes financières, fiscales, techniques et juridiques. Cette collaboration multidisciplinaire permet une implémentation efficace et conforme du cash pooling tout en s’assurant qu’il soit bien intégré à l’échelle du groupe.

La tenue de réunions de suivi régulières permettent de maintenir une communication ouverte entre toutes les parties prenantes et de résoudre rapidement un problème.

Nommer un chef de projet dédié au sein de la trésorerie centrale est pertinent pour assurer le bon fonctionnement du cash pooling à long terme. Il s’agit d’un rôle central non seulement dans le déploiement initial, mais également dans le suivi quotidien, la gestion des défis, et l’adaptation du système aux besoins futurs du groupe.

Expertise technique et juridique

Une infrastructure technique solide, capable de gérer les flux de trésorerie de manière automatisée entre les différentes entités du groupe, constitue la base du cash pooling.

Cela passe par l’intégration des systèmes financiers des filiales avec ceux de la maison-mère. En effet, cette intégration technique est nécessaire pour suivre et gérer en temps réel les flux de trésorerie. Elle garantit une transparence totale, permettant à la maison-mère d’avoir une vue d’ensemble consolidée de la trésorerie du groupe. De plus, elle permet de réduire les erreurs humaines dans la gestion de trésorerie.

L'expertise juridique est indispensable pour la mise en place d'un système de cash pooling efficace et adapté aux régulations locales et internationales. Elle permet la rédaction de contrats solides, pour s’assurer d’être conforme aux réglementations internationales évoquées précédemment.

Des logiciels de gestion de trésorerie ou des plateformes bancaires spécialisées participent à l’automatisation des flux de trésorerie. Néanmoins, il est essentiel de mettre en place des solutions en matière de cybersécurité, comme ces systèmes gèrent des flux financiers importants.

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