Agences : 5 conseils pour éviter les retards de paiement

2- Soyez rigoureux sur la contractualisation

Établissez un cadre bien précis de tous vos documents contractuels : devis, facture, CGV, contrat etc. Il vous faut définir clairement et par écrit :

• les modalités de paiement
• les délais de paiement avec date d’échéance précise sur les factures
• les pénalités de retard
• les coûts fixes/récurrents et leur nature (par exemple les frais d’hébergement d’un site internet, le community management, la production et la publication de contenus…). Il est important de bien détailler toutes les étapes des projets.
• les coûts des prestations exceptionnelles/ponctuelles

Petit conseil également : conservez bien les accords du client sur les contenus écrits à publier/imprimer. Les bons à tirer peuvent être versés au dossier en cas de procédure judiciaire engagée.

En rendant ces politiques de paiement claires dès le début de la relation client, vous pouvez éviter les malentendus et les retards de paiement.

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3- Facturez rapidement

Nous vous conseillons d’émettre plusieurs factures pour un même projet : facture d’acompte à la signature du devis, intermédiaire et de solde. Cette façon de faire est particulièrement adaptée pour les prestations/ les projets qui durent plusieurs mois, d’autant que les agences avancent souvent les frais pour débuter les projets.

La clé, c’est aussi d’avoir une très bonne communication en interne entre les chefs de projet et l’équipe financière. Il s’agit de bien transmettre l’information qu’il est temps de facturer. Par exemple, s’il est convenu qu’à telle étape du projet, il faut facturer 40%, c’est bien le chef de projet qui saura que la mission a atteint ce niveau et qu’il est temps d’émettre la facture.

Autre point non des moindres : ne perdez pas de temps à facturer. C’est-à-dire que quand l’équipe comptable reçoit l’information qu’il faut facturer, vos process doivent être optimisés afin que la facture soit émise le plus rapidement possible (et pas deux semaines après !). Ce serait toujours deux semaines de plus vous séparant du paiement. À l’envoi de la facture au client, assurez-vous que la personne en charge de la payer l’a bien reçue et que tout est OK avec la facture (pas de litige qui compromettrait le paiement). Un petit rappel aussi de la date d’échéance ne fait pas de mal 🙂)

La gestion de tout ce process de facturation peut être fastidieuse et chronophage, mais elle est essentielle pour éviter les retards de paiement. Les outils de gestion de la facturation peuvent grandement vous aider à simplifier ce processus, en automatisant les tâches répétitives et en permettant un suivi facile des factures.

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4 - Mettez en place des process de relances

Malgré tous vos efforts pour éviter les retards de paiement, il peut arriver que des clients ne respectent pas les délais de paiement. Dans ce cas, il est important de disposer d'une politique de recouvrement amiable efficace pour encaisser les sommes dues.

Pour cela, il vous faut définir un plan de relances précis en répondant à ces questions : à partir de combien de jours de retard relancer ? Par quel moyen de communication ? Quels sont le contenu et le ton des messages ? À quelle fréquence envoyer les prochaines relances ? Qui relance exactement : le chef de projet en contact avec le client ou une personne de l’équipe comptable ? etc.

En fonction de votre état d’esprit, pour accélérer le règlement, vous avez deux écoles : à la “dure” ou à la “cool”.

• si vous êtes plus intransigeant, vous pouvez faire pression sur votre client via différents moyens : suspendre les services (arrêt des publications sur les réseaux sociaux pour une prestation de community management, arrêt de la création de contenus…) et/ou facturer des pénalités de retard
• si vous êtes plus indulgent, vous pouvez proposer de mettre en place un échéancier de paiement pour échelonner les paiements tout en poursuivant la prestation

Le travail de relances peut être long et peu attrayant, qu’on se le dise. Mais il est indispensable pour accélérer le paiement des créances. Pour vous faciliter la tâche, tournez-vous vers un logiciel de relance client tel que LeanPay. Notre solution vous permet de :

• Définir facilement votre plan de relances comme vu plus haut. Vous avez aussi la possibilité d’automatiser l’envoi des mails de relance.
• Personnaliser le contenu de toutes vos relances avec un éditeur de texte. Le gros + : tous les PDF des factures sont envoyés en PJ de vos mails de relance.
• Suivre l’historique de toutes les relances clients : ouverture des mails, alerte en cas d’erreur dans l’envoi du mail etc.
• Centraliser tous les contacts clients au même endroit. La maintenance des données est facilitée grâce à l’import simplifié des contacts.

Si vous souhaitez en savoir plus sur LeanPay, découvrez toutes nos fonctionnalités liées à la relance clients.

Et si malgré toutes vos relances, vous n’avez pas obtenu de paiement. Il est temps d’envoyer une lettre de mise en demeure : première étape pour passer au recouvrement judiciaire.

5- Prenez conseil auprès d’autres agences

Rien ne vaut de partager les bonnes pratiques entre entreprises du même secteur d’activité. Rencontrez vos pairs d’autres agences et prenez conseil auprès d’eux sur toutes leurs techniques pour réduire leurs retards de paiement.

Par exemple, Nicolas Poux, CFO chez black lemon, une agence événementielle, nous a partagé son témoignage à ce sujet. Il avait des retards de paiement importants qui faisaient porter son DSO à 60 jours au lieu de 30 jours. Il a d’abord commencé à suivre rigoureusement le suivi des factures et à relancer les clients par téléphone. Le volume de factures augmentant, il a voulu digitaliser cette partie en s’outillant de LeanPay. Au bout de deux mois d’utilisation, son DSO a été divisé par deux !

Autre point de vue : celui d’Anne-Laure Poyard, responsable administrative chez Deepidoo, une agence de marketing sensoriel. L’agence émet entre 300 et 400 factures par mois et fait aussi face à de nombreux retards de paiement. Le suivi étant difficilement gérable correctement en étant seule, Anne-Laure Poyard a décidé de faire appel à un prestataire pour effectuer les relances. Mais, pour diverses raisons, le suivi ne s’est pas révélé optimal de cette façon. Elle change alors son fusil d’épaule et reprend en interne les relances clients. Pour gagner du temps, elle choisit LeanPay comme logiciel de relances. En plus, LeanPay étant directement connecté à son logiciel de facturation, les données sont récupérées en temps réel. Son suivi devient de plus en plus efficient et les résultats le montrent : les retards de paiement ont diminué de 30%.