3 bonnes pratiques du credit management

1- Mettre en place des procédures claires

Dans un premier temps, il est impératif de définir une stratégie claire et logique afin d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés tout en respectant les contraintes qui sont propres à votre entreprise : la stratégie de développement générale de votre société, le budget dont vous disposez pour mener à bien vos missions de credit management, la typologie de vos clients, etc.

Une fois que vous avez défini votre stratégie, nous vous recommandons de la transposer en procédures claires pour gagner en efficacité et en rapidité. Voici quelques exemples qui s’adaptent à de nombreuses entreprises :

Optimisez votre processus de facturation

Optimisez votre processus de facturation interne pour le rendre court, régulier et efficace. Il s’agit de bien identifier quand facturer : Quel est l’élément qui déclenche l’émission d’une facture ? Une livraison de produits, les différentes étapes d’une prestation… Qui dans l’entreprise est détenteur de cette information ? Le chef de projet, le conducteur de travaux… Comment l’information est-elle transmise au service comptable ?

Lorsque l’équipe finance sait qu’elle doit facturer, là encore, il s’agit de mettre en place un process pour émettre la facture le plus rapidement possible (et pas des semaines après). Plus on facture vite, plus on est payé vite ! Et être payé vite, c’est bien là un des objectifs du credit management !

Selon votre activité, vous pouvez aussi inclure dans votre réflexion le fait de facturer en plusieurs fois ou non (acompte et solde). C’est pertinent si vous avez des prestations de longue durée, si vous engagez beaucoup de frais en amont etc.

Dernière chose à prendre en compte dans le process de facturation, c'est évidemment d'avoir des factures en règle. Pour cela, vous devez bien vous assurer qu'elles comportent bien toutes les mentions obligatoires à y faire figurer.

Analysez la solvabilité de vos prospects/clients

Analysez la solvabilité de vos prospects avant qu’ils ne deviennent clients. Si votre prospect est en redressement judiciaire, est-ce judicieux qu’il devienne client ? Quant à vos clients, même chose ! Il est important de toujours surveiller l’évolution de leur santé financière tout au long de la relation commerciale. Cela fait partie des erreurs communes que l'on rencontre en gestion du poste clients.

Pour cela, tournez-vous vers des outils de scoring qui fournissent bon nombre d’informations, les analysent et les interprètent pour vous donner un chiffre ou une lettre évaluant le risque client. Par exemple, un client F ou noté 20/100 serait considéré comme à risque.

Pensez aussi à tirer profit de vos propres données internes en analysant le comportement de paiement de vos clients et son évolution. Vous pouvez ainsi détecter d'éventuels signes précurseurs de difficultés financières. Cela vous permet de prendre les mesures nécessaires pour optimiser votre DSO et prévenir les risques de non-paiement.

Sensibilisez vos commerciaux

Sensibilisez régulièrement la force de vente à la culture du cash dès la phase commerciale. Vous pouvez proposer des formations spécifiques sur la gestion de trésorerie et les meilleures pratiques pour éviter les retards de paiement.

De plus, il est recommandé d'impliquer les commerciaux dans le processus de facturation et de recouvrement, afin qu'ils comprennent mieux l'impact de leur travail sur la trésorerie de l'entreprise.

Enfin, pour pousser plus loin la démarche, vous pouvez aussi objectiver les commerciaux au chiffre d’affaires encaissé plutôt que facturé.

Établissez des conditions contractuelles claires

Établissez des conditions contractuelles claires telles que les délais de paiement, les conditions de paiement et les pénalités de retard. Il est important d'écrire noir sur blanc le calendrier de paiement s'il est nécessaire de mettre en place un échéancier.

Si vous n'êtes pas sûr de la manière de rédiger vos conditions générales de vente, il est recommandé de faire appel à un avocat spécialisé dans le domaine pour vous aider à rédiger un contrat clair et complet. Cela vous évitera des problèmes potentiels à l'avenir et vous donnera une tranquillité d'esprit quant à la protection de vos intérêts commerciaux. Évidemment, assurez-vous que votre client en a bien pris connaissance.

Mettez en place un processus de relances

Mettez en place un processus de relances clients de factures impayées, y compris des relances préventives avant même l'échéance de paiement, pour anticiper les litiges potentiels et les régler rapidement.

Réfléchissez aux scénarios de relance que vous souhaitez établir en répondant à ces types de questions : La première relance intervient au bout de combien de jours de retard ? Par quel canal la faire (mail, appel, courrier…) ? Quelle durée entre chaque relance ? Qui relance en interne (l’équipe comptable, le·a commercial·e…) ? Qui est relancé chez votre client ? Quel ton employer ?

2- Digitaliser le credit management

Le recouvrement amiable est stratégique et les outils métiers tels qu’un logiciel de credit management comme LeanPay permettent de consolider l'information et d'aider à la prise de décision. Cela résout nombre de problèmes qui se posent en gestion du poste clients.

Utiliser un logiciel de credit management vous permet d’être plus efficace :

• Vous suivez en temps réel l’évolution des factures. Lesquelles sont en retard ? De combien de jours ? Etc. Plus besoin de suivre les factures ligne par ligne dans un fichier Excel et de faire un rapprochement bancaire manuel. Il est automatique avec LeanPay.
• LeanPay vous indique chaque jour toutes les relances qu’il y a à effectuer. De cette façon, vous ne passez pas à côté d’une facture en retard et vous relancez rapidement.
• Vous pilotez le poste clients en suivant des indicateurs variés : délai de paiement moyen, balance âgée, prévisionnel d’encaissement… Vous pouvez mesurer ainsi la performance de vos actions de recouvrement amiable et mieux gérer les flux de trésorerie.
• Un outil comme LeanPay vous permet aussi de partager l’information entre les différents services : équipes financières et équipes commerciales.
• La gestion du risque clients est facilitée grâce aux limites d'encours. Vous êtes notifié dès qu'un seuil est atteint. Par exemple, à 50% du montant d'encours autorisé. Cela vous permet de prendre les meilleures décisions possibles et surtout au bon moment.
• Avec LeanPay, vous pouvez aussi lancer une procédure de recouvrement judiciaire. Toutes les actions amiables établies au préalable sont consignées au même endroit. Il est donc facile de constituer son dossier de recouvrement. Vous pouvez gérer vos différents partenaires de recouvrement : avocat, huissier de justice etc. Vous envoyez en un clic votre dossier et suivez tout aussi facilement son état.

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3- Sécuriser les créances clients

Une fois que vous avez mis en place des process de travail et digitalisé votre gestion du credit management, vous devriez constater de meilleures performances : des encaissements plus rapides, un DSO qui baisse, une meilleure trésorerie…

Vous pouvez désormais vous pencher sur la troisième et dernière option : sécuriser vos créances clients. Comment ? Grâce à l’assurance crédit. Il s’agit d’une garantie importante pour toute entreprise souhaitant protéger son poste clients. En effet, grâce à ce contrat d'assurance, les créances garanties sont prises en charge par l'assureur crédit en cas de non-paiement de la part de votre client. Ainsi, l'assurance crédit vous indemnise les créances prévues dans le contrat et prend aussi en charge le recouvrement de ces créances non-payées.

En outre, l'assurance crédit permet de préserver la solvabilité de votre entreprise. En effet, en cas d'impayé, vous n’êtes pas affecté financièrement puisque l'assureur crédit prend en charge les créances garanties. Ainsi, votre entreprise peut continuer à fonctionner normalement sans subir de pertes financières importantes.