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Recouvrement créance publique : commencez par soigner votre facturation

Compte tenu de la complexité du traitement des factures par l'administration, il est crucial de vous y adapter pour faciliter le processus. (Ce ne sera jamais l’inverse 😆!) Voici les points essentiels à prendre en compte :

1. Veillez à inclure toutes les informations obligatoires sur votre facture.
2. Remplissez soigneusement la demande lors du dépôt de votre facture sur Chorus Pro.
3. Identifiez les bonnes personnes à contacter en cas de besoin.

Une fois votre facture déposée sur Chorus Pro, deux scénarios sont possibles :

• Soit tout se passe bien et le statut passe à "mise à disposition", signifiant que la facture a été transmise au destinataire. C'est à partir de ce moment que le délai de paiement global commence à courir.
• Soit un problème survient et la facture vous est renvoyée. Différents statuts peuvent alors apparaître : "à recycler" (erreur de destinataire), "suspendue" (pièces justificatives manquantes), ou "rejetée" (diverses raisons, comme des données de facturation erronées).

Pour éviter ces écueils, il est recommandé de bien suivre la charte fournisseur que peuvent vous donner les établissements publics. Ce document, qui deviendra vite votre bible, détaille l'ensemble des obligations à respecter pour assurer un paiement sans accroc. N'hésitez pas également à consulter le site du gouvernement au sujet de Chorus Pro, qui propose des tutoriels et des bonnes pratiques.

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Recouvrement créance publique : relancez efficacement

Maintenant, on rentre dans le vif du sujet. Les relances auprès des débiteurs publics diffèrent significativement de celles adressées aux entreprises privées.

Pour être efficace, il va d’abord falloir savoir pourquoi relancer et qui relancer.

• Pourquoi relancer ? Le plus souvent, c'est parce que la facture est bloquée à une étape du processus.  Identifiez cette étape et déterminez ce qu'il faut faire pour débloquer la situation.
• Qui relancer ? Une fois la nature du blocage identifiée, la personne en charge de cette étape spécifique. Contrairement au secteur privé, où l'on s'adresse généralement au service comptabilité, dans le secteur public, l'interlocuteur peut varier selon l'étape où se trouve votre facture.

Suivi des factures

Chorus Pro permet de suivre le traitement de vos factures. L'État recommande d'utiliser "l'assistante virtuelle ClaudIA", un chatbot capable de fournir des informations sur l'avancement du traitement de votre facture, notamment :

• Le destinataire chargé de son traitement.
• Le statut de la facture et la date de sa dernière modification. Il peut être “en cours de traitement”, “mise en paiement” ou “rejeté”.

Des relances manuelles et chronophages

Si le bot vous a indiqué un statut “rejeté”, vous pouvez obtenir des informations sur la nature du rejet et à partir de là contacter “le service destinataire via une sollicitation” sur Chorus Pro.

Le système vous oblige à choisir une catégorie de contact parmi plusieurs options, telles que "rejet de facture", "montant payé différent", "suspension", “intérêts moratoires”, “délais de paiement”, “erreur destinataire” ou “questions pour une entité publique”. Le système vous oblige à rentrer dans les cases. Et faites-le bien sinon cela aura pour effet de retarder encore plus votre paiement :

“Tout autre choix de sous-catégorie aura pour effet de retarder la transmission de votre sollicitation qui devra au préalable être analysée par l’équipe support Chorus Pro.”

Vous pourrez alors mentionner le numéro de la facture et vous avez la possibilité d’écrire un message dans le champ description. C’est là que se passe la relance !

Automatisez les relances de vos autres créances

Vous l’aurez compris, la complexité des processus administratifs, notamment avec l'introduction de Chorus Pro, rend le suivi et la relance des factures manuels. Résultat : la gestion est fastidieuse et chronophage.

Aussi, si votre entreprise a des clients à la fois privés et publics, il est crucial d’optimiser votre gestion des créances du secteur privé. Automatisez le plus possible votre suivi et vos relances en utilisant un logiciel de recouvrement tel que LeanPay.

• LeanPay s’intègre avec votre outil comptable pour récupérer automatiquement les factures, les coordonnées clients et les paiements.
• Chaque retard de paiement est donc identifié automatiquement.
• LeanPay vous indique les relances à effectuer en fonction des scénarios préalablement établis. Les relances peuvent aussi s’envoyer automatiquement.

Avec LeanPay, vous divisez par 4 le temps passé à relancer vos clients. Ce gain de temps vous permettra de vous concentrer sur les créances publiques.

Découvrez LeanPay lors d’une démo personnalisée ! (En plus, il se pourrait qu’une intégration avec le portail Chorus Pro soit dans les tuyaux  🙂)

Recouvrement créance publique : recours administratif

Si malgré vos relances manuelles via Chorus Pro, vous attendez toujours le paiement de votre facture, vous pouvez envisager un recours administratif. Avant toute chose, assurez-vous que votre créance est :

• Certaine : elle doit résulter d'un contrat par exemple.
• Liquide : elle doit être évaluée en euros.
• Exigible : sa date d'échéance doit être dépassée.

Passez au recours administratif

Dans le cas de marchés publics, sauf disposition contractuelle contraire, vous devez présenter à la collectivité publique une réclamation financière préalable. Les règles applicables à ce recours administratif sont définies dans les cahiers des clauses administratives générales.

Points importants à retenir :

• Le recours doit mentionner clairement le montant des sommes dues.
• Il doit être transmis dans un délai maximum de 2 mois à compter du jour où le différend financier est apparu.
• Le débiteur public dispose également d'un délai de 2 mois pour répondre, sachant qu'une absence de réponse vaut rejet.

Soyez particulièrement vigilant dans la forme de votre recours administratif, car un non-respect des règles pourrait le rendre irrecevable.

Recouvrement créance publique : prescription quadriennale

Un point crucial à garder à l'esprit est la prescription quadriennale qui s'applique aux créances publiques. Les créances sur l'État, les départements, les communes et les établissements publics se prescrivent dans un délai de quatre ans, qui court à partir du 1er janvier de l'année qui suit celle au cours de laquelle s'est produit le fait générateur. Passé ce délai, le créancier ne peut plus réclamer les sommes dues à l'administration. Il est toutefois important de noter que tout recours, même s'il se termine par un rejet, permet d'interrompre la prescription, à condition qu'il ait été effectué dans le délai et qu'il soit relatif au fait générateur, à l'existence, au montant ou au paiement de la créances.