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Recouvrement interne ou externe : quelle procédure choisir ?
Rédigé par
Manolo Munoz LagadeucRelances clients
Mis à jour le
22/7/2024
Le recouvrement de créances est aujourd’hui un enjeu capital pour les entreprises qui souhaitent préserver leur trésorerie. Le lancement d’une telle procédure est une étape cruciale car la relation commerciale avec le client doit être préservée tout en réussissant à minimiser la durée du retard de paiement de la facture.
Le recouvrement amiable de factures impayées ne doit donc pas être pris à la légère. Il doit être réalisé avec professionnalisme et rigueur pour être efficace au quotidien.
Les entreprises qui ne disposent pas de service de recouvrement dédié se retrouvent alors face à deux possibilités :
- Faire appel à une société de recouvrement qui se charge de relancer les clients en retard de paiement
- Former leurs équipes en interne au recouvrement amiable des créances clients
Dans cet article, nous vous donnons les clés pour choisir entre le recouvrement interne ou externe de vos factures en retard de paiement.
Pourquoi externaliser le recouvrement de créances ?
Toutes les étapes du processus de recouvrement, de l’amiable jusqu’au judiciaire, peuvent être externalisées. On parle d’externalisation car, dans ce cas, une entreprise fait appel à un acteur externe pour prendre en charge ces démarches. Il peut s’agir d’un professionnel du milieu (avocat, huissier, assureur crédit) ou une société spécialisée dans le recouvrement.
Nous avons déjà abordé dans un précédent article quel était le rôle des sociétés de recouvrement dans la phase de recouvrement judiciaire. Ici, nous allons nous pencher sur les différentes actions que peuvent prendre en charge ces organismes lors de la phase amiable notamment.
Les avantages du recouvrement externalisé
Le gain de temps
Si vous avez déjà été confronté à des impayés de la part de vos clients, alors vous savez que chaque jour compte pour récupérer votre argent. En effet, tout le temps que vous passez à courir après ces créances vous coûte cher et la somme de ces factures n’est toujours pas encaissée alors que vous devez payer vos fournisseurs, vos salariés, vos charges…
En vous tournant vers un organisme de recouvrement externe, vous gagnez du temps dans la gestion des impayés en délégant le recouvrement amiable à ces sociétés. Vos équipes peuvent alors rester focalisées sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.
L’avantage de cette solution, c’est qu’elle ne nécessite pas d’investissement au préalable de votre part. Les organismes externes sont rémunérés à la réussite, c’est-à-dire que vous ne devez payer que s’ils récupèrent votre argent. C’est ce qui en fait une bonne alternative si vous observez des variations dans le volume des impayés de vos clients. Ceci vous évite également de devoir dédier un poste à temps plein sur le sujet.
Profiter d’un service professionnel et sur-mesure
Le recouvrement, et notamment sa partie amiable, est une procédure qui englobe des actions relativement simples à mettre en place. Cependant, pour que votre recouvrement soit efficace, le processus doit être optimisé et personnalisé pour que vous puissiez récupérer votre argent tout en conservant une bonne relation avec votre clientèle.
Faire appel à une société de recouvrement ou à un cabinet externe vous permet de bénéficier de leur expérience et de leurs bonnes pratiques pour gagner en efficacité sans avoir à former vos équipes ou à engager un chargé de recouvrement.
Les inconvénients du recouvrement externalisé
La perte de la relation client
Nous l’évoquions, conserver une bonne relation commerciale avec votre client est l’enjeu principal de la démarche de recouvrement. L’externaliser, c’est perdre une opportunité d’échanger avec votre client en direct.
Cette prise de distance peut offenser certaines personnes qui pourraient se sentir mal considérées, d’autant plus que recevoir un mail de relance de la part d’un avocat ou d’une société de recouvrement est bien plus intimidant que si cela vient de votre part.
Il peut donc être judicieux de ne faire appel à ces organismes que pour certains cas particuliers qui nécessitent l’intervention d’une personne extérieure pour gérer la situation.
Une communication plus complexe
Les échanges d’informations internes à une entreprise ne sont pas toujours parfaits. Un fichier Excel qui n’est pas à jour, un mail qui passe dans les spams et c’est toute l’organisation d’un service qui peut être mise à mal à cause d’une erreur de communication. Il en va de même dans les échanges avec vos clients, l’oubli de l’ajout des factures dans les relances ou un mail envoyé au mauvais destinataire peuvent rendre difficile le partage d’informations capitales entre vous.
En intégrant une troisième partie dans votre communication avec votre client, vous complexifiez les échanges et augmentez le risque d’oubli ou d’incompréhension entre chacun d’entre vous, retardant ainsi le règlement des litiges.
Le manque de vision sur le poste client
En choisissant le recouvrement externalisé, vous risquez de perdre le contrôle sur le suivi de votre recouvrement et son efficacité. Si le prestataire ne vous fournit pas les indicateurs majeurs pour piloter le processus, vous ne serez pas informé en temps réel de la mise à jour de données telles que le DSO. Vous ne pourrez donc pas mesurer au quotidien l’évolution de ces KPIs et, pourtant, ils peuvent fortement impacter votre activité commerciale.
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Qu’est-ce que le recouvrement interne ?
Certaines entreprises peuvent également faire le choix de gérer leurs factures en retard de paiement en interne. Le recouvrement amiable étant l’étape la plus cruciale du recouvrement de créances impayées, sa prise en charge par les équipes comptable et financière facilite la gestion des litiges en préservant notamment la relation client.
Internaliser le recouvrement, c’est aussi pouvoir vous appuyer sur les connaissances de l’ensemble des services pour assurer un bon suivi et une bonne communication avec le client. Par exemple, l’équipe commerciale peut prendre en charge l’étape de relance téléphonique. Etant donné que ce sont les commerciaux qui établissent le contrat de vente ou de prestation, ils sont souvent au courant de la situation du client et détiennent donc des informations précieuses pour relancer efficacement le client en retard de paiement.
Les avantages de l’internalisation du recouvrement
La meilleure gestion du processus
En gérant votre recouvrement en interne, vous simplifiez la gestion du suivi des créances clients. En effet, vous conservez la maîtrise de l’échange d’informations ainsi que les points de contact et interlocuteurs habituels avec votre clientèle. Vous pouvez de votre propre initiative optimiser certaines parties du processus selon vos besoins, en automatisant certaines étapes par exemple.
De plus, votre image d’entreprise est valorisée, une prise en charge de bout en bout du cycle order-to-cash prouve une capacité de gestion interne à la hauteur des attentes de vos potentiels futurs collaborateurs. Une entreprise qui réussit à se faire payer rapidement par ses clients rassure les fournisseurs avec qui elle souhaite travailler à l’avenir en leur prouvant qu’elle aura la capacité d’honorer le paiement de ses factures.
Le traitement systématique des impayés
La longueur de la procédure, son coût financier et le poids des démarches à effectuer pour solliciter un organisme externe pour gérer son recouvrement sont autant de raisons qui poussent les entreprises à ne pas recouvrer tous leurs impayés. Le choix se porte généralement uniquement sur les gros montants qui valent le coup d’engager une procédure externalisée, laissant de côté un nombre important de factures à petit montant.
En internalisant le recouvrement, le coût et les démarches de relances à effectuer sont relativement les mêmes quel que soit le montant de la créance à récupérer. En relançant systématiquement vos clients, dès qu’un retard de paiement est observé, vous maximisez vos chances de vous faire payer un plus grand nombre de factures.
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Les inconvénients du recouvrement interne
Le temps nécessaire à sa mise en place
Le recouvrement amiable de factures en retard de paiement prend du temps. C’est d’ailleurs la raison principale qui pousse les entreprises à se tourner vers des sociétés de recouvrement ou des factors pour gérer leurs factures impayées.
Internaliser cette procédure implique donc nécessairement de mobiliser une partie des équipes à la gestion du recouvrement, soit à temps plein, soit en l’intégrant à leurs missions actuelles. Dans tous les cas, ceci nécessite de restructurer des processus de travail déjà établis, ce qui risque de déstabiliser vos équipes.
Son manque de valeur ajoutée
Devoir courir après une facture impayé, ça ne fait plaisir à personne. C’est une tâche particulièrement ingrate, d’autant plus qu’elle consiste à mobiliser du temps et des moyens humains en plus pour récupérer le montant d’une prestation déjà effectuée. Au final, même en récupérant votre dû, la démarche vous aura coûté de l’argent.
En sachant cela, il devient difficile pour les équipes en charge du recouvrement de sentir leurs compétences valorisées lorsqu’elle doivent se charger de relancer les clients chaque jour pendant de longues heures et manuellement. Le suivi sur Excel complexifie la tâche et les erreurs risquent d’être fréquentes à cause du suivi manuel de chaque situation.
Comment la digitalisation du recouvrement peut faciliter sa gestion en interne ?
Externaliser le recouvrement peut sembler être une solution intéressante pour récupérer vos créances en retard de paiement à moindre coût. Cependant, nous l’avons vu, internaliser ce processus favorise son efficacité ainsi que votre relation client.
La meilleure alternative pour garder le contrôle sur votre recouvrement amiable est de le digitaliser en interne grâce à un logiciel de recouvrement.
En adoptant ce type de solution, vous facilitez le travail quotidien de vos équipes. En effet, un logiciel de recouvrement tel que LeanPay offre des fonctionnalités qui permettent d’optimiser la gestion des créances clients en permettant notamment de :
- Automatiser et personnaliser l’envoi de relances aux clients grâce aux plans de relances
- Piloter efficacement le poste client grâce à un tableau de bord à jour en temps réel
- Faciliter la collaboration entre les équipes en offrant un accès multi-utilisateurs
- Proposer plusieurs méthodes de paiement aux clients relancés avec LeanPay
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