Poste clients : ces 7 erreurs à éviter pour réduire vos impayés

1 : Gérer son poste clients manuellement

Bien que pouvant paraître surprenant à entendre, encore aujourd’hui de nombreuses entreprises continuent d’effectuer manuellement leur suivi de facturation et leur suivi comptable. Comme dans de nombreux autres domaines, la gestion manuelle de votre poste clients peut être synonyme de :

• manque d’efficacité car très chronophage
• augmentation du risque d’erreurs de saisie
• difficultés voire impossibilité de travailler sur des données à jour en temps réel

Nous vous conseillons de vous tourner vers des solutions qui permettent d’automatiser tout ou une partie de ces tâches. Elles peuvent en effet être peu valorisantes pour la personne en charge de leur saisie. Vous gagnerez à décharger un collaborateur de cette corvée pour bénéficier de son expertise sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

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2 : Analyser qu’une seule partie de votre poste clients

Comme nous l’évoquions en introduction, le poste clients regroupe l’ensemble des données liées à votre processus de facturation et d’encaissement. Il est donc possible d’utiliser de nombreux indicateurs pour analyser votre situation.

Vous pouvez tout à fait n’utiliser que quelques indicateurs pour piloter votre poste clients. Si la donnée qui vous intéresse est le montant que vos clients vous doivent, vous pouvez très bien vous contenter de regarder uniquement votre encours clients. Le suivi manuel de votre poste clients peut aussi rendre plus difficile la création de rapports visuels et peut vous décourager d’effectuer ce travail.

Néanmoins, nous vous conseillons de garder un œil sur d’autres indicateurs qui peuvent également se révéler très utiles dans la compréhension de votre situation. En voici la liste accompagnée des avantages qu’ils représentent :

• La balance âgée classe vos factures en retard de paiement par tranches de retards en jours (< 30j, >30j, >60j…). Cette façon de représenter vos créances clients est parfaite pour visualiser en un regard quels clients doivent être relancés en urgence (ceux dont les factures sont les plus en retard).
• L’encours clients segmente votre chiffre d’affaires facturé en fonction du statut de chaque facture (échue, non échue, avoir, litiges…). Il permet de rendre rapidement compte du poids financier que représentent les créances ayant dépassé leur date d’échéance.
• Le délai de paiement moyen représente sous forme de courbe l’évolution du délai de paiement de vos clients. En sachant que le non-respect des délais de paiement réglementaires provoque 25% des défaillances d’entreprises en France, il s’agit donc ici d’un indicateur plus que stratégique pour chaque société.
• Le prévisionnel d’encaissement apporte une projection des sommes que vous allez encaisser dans les mois à venir. En se basant sur les comportements de paiement de vos clients, le prévisionnel est en mesure de vous fournir une estimation précise de vos encaissements futurs.

3 : Ne pas segmenter vos clients

Considérer tous vos clients sur un même pied d’égalité est une grosse perte d’efficacité. Chaque client est différent et doit être suivi et traité de la manière la plus personnalisée possible.

N’hésitez pas à segmenter vos clients selon leurs habitudes de paiement, le poids qu’ils pèsent dans votre encours ou même selon la part de chiffre d’affaires qu’ils représentent pour votre entreprise. De cette manière, il sera plus simple d’assigner différents plans d’actions selon la typologie de clients ciblée.

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4 : Mettre trop d’attention dans les détails

Nous évoquions dans le point précédent l’importance de segmenter votre clientèle pour faciliter l’analyse. Attention, toutefois, à ne pas uniquement regarder les chiffres à une échelle trop petite. Vous risquez de passer à côté d’informations cruciales.

C’est en pouvant alterner entre différentes vues de votre poste clients que votre analyse pourra être la plus poussée et complète. Vous pouvez par exemple commencer par étudier votre situation d’une manière très large et ensuite vous concentrer sur chaque point bloquant que vous aurez identifié.

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5 : Se concentrer uniquement sur l’optimisation du recouvrement

Tout comme pour l’analyse de votre poste clients, vous devez prendre du recul sur vos process en interne pour améliorer vos encaissements et réduire le risque d’impayés. Vous pencher sur l'optimisation des délais de paiement de vos clients est une chose mais il ne faut pas négliger la manière dont le cycle de commande s’est déroulé en amont. Chaque étape de la relation avec votre client, de la négociation du contrat jusqu’au paiement de sa facture doit être fluidifiée pour accélérer vos encaissements. Optimiser chaque étape de l'order to cash fait partie des bonnes pratiques du credit management.

Comment s’est passée la prise de commande ? L’envoi de la facture a-t-il été retardé ? Les factures ont-elles toutes les mentions obligatoires ? Dans le cas contraire, cela peut être un motif de non-paiement de la part de vos clients. Les conditions de règlement permettent-elles au client de facilement vous payer ? Ce sont autant de sujets qui pourraient impacter les comportements de paiement de vos clients et donc dégrader votre trésorerie.