Suivi financier sur Excel : intérêts et limites

Lorsqu’une entreprise grandit, automatiser le suivi comptable et financier devient indispensable afin de garder la maîtrise des chiffres. Dans cet article, nous décrivons les risques qu'une entreprise prend en conservant une gestion manuelle des données, notamment dans les domaines administratifs et financiers.

❓ Petite question : Combien de temps passez-vous chaque jour, vous et votre équipe, à exporter, saisir, trier, mettre à jour et vérifier des données manuellement sur Excel ?

Entre les factures clients, les factures fournisseurs, le suivi de la trésorerie, la gestion des stocks, le pointage des temps... le nombre de tableurs Excel utilisés peut vite s'envoler. Pour le volet factures, cela devrait se simplifier avec l'utilisation obligatoire de la facture électronique.

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Calculer le coût que représente ce temps passé à la saisie manuelle des données chaque mois risque de vous donner des sueurs froides.

Et cela va probablement empirer : le volume de données grossit chaque année en France de 34%. Le temps et le coût qu'implique cette gestion non automatisée des données vont donc eux aussi continuer à augmenter. Il est donc l'heure de dire adieu 👋 à Excel pour adopter de nouvelles solutions digitales, intuitives et interconnectées.  

Les PME ont, dans leur majorité, déjà adopté des outils numériques permettant un certain degré d’automatisation de la gestion de la production, des stocks ou des temps. Les fonctions support, notamment les équipes administratives et comptables, n’ont pas encore connu cette vague bienfaitrice liée à la transformation digitale.

Aujourd’hui, il est temps de digitaliser la fonction finance et plus particulièrement le poste clients afin d’augmenter la productivité de ces métiers essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise, mais également pour les rendre plus agréables au quotidien.‍

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Le coût en euros et "en efficacité"

Dans les start-ups et les petites entreprises, utiliser Excel est très fréquent. C'est au départ une décision de bon sens : l'outil est gratuit, il permet de gérer ses données et de suivre son activité très facilement. Mais avec le temps et le développement de l'activité de l’entreprise, l'outil atteint rapidement ses limites.

En effet, dans une étude réalisée en novembre 2019 portant sur 160 entreprises françaises, le cabinet de conseil IDC rapporte que seul 1/5 du temps consacré aux activités liées à la donnée est destiné à l'analyse de ces données. 80% du temps est dédié à la recherche, la préparation et la gouvernance des données.

La gestion des données représente donc un fardeau pour beaucoup d'entreprises.
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Il est assez simple de calculer le coût du suivi manuel sur Excel :

• Selon l'enquête du cabinet IDC citée précédemment, la préparation des données nécessiterait à elle seule 5,7 heures chaque semaine par salarié impliqué dans les activités liées aux données.
• Multiplié par le coût horaire moyen (27 euros en France), cela représente un coût de 615 € par mois, soit 7.380 € par an et par salarié.
• En multipliant ce chiffre par le nombre de salariés, vous obtenez le coût direct de la gestion manuelle des données dans l'entreprise.

Ce temps et ce coût ne seraient-ils pas plus utiles s'ils étaient alloués à des tâches à plus forte valeur ajoutée, celles permettant de développer l'activité de l'entreprise ou d'améliorer la satisfaction des clients ?

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Les erreurs humaines

Ce chiffre de 7.380 € par an et par salarié représenterait le coût total de la gestion manuelle des données si 100% de ces données saisies étaient correctes.

Or comme chacun sait, "l'erreur est humaine". Gérer manuellement les chiffres de l'entreprise implique en effet nécessairement un pourcentage d'erreur, plus ou moins élevé selon la complexité et la récurrence de la tâche ainsi que le profil et l'expérience du salarié effectuant ces tâches.

Le coût des mesures correctives prises suite à une erreur humaine doit être pris en compte.

Ces coûts sont de deux ordres :

• les coûts tangibles : ce sont les coûts directs liés aux mesures prises pour corriger l'erreur. Ce peut être le coût des retards de paiement dus à une erreur de facturation ou le coût des renvois ou des remboursements en cas d'erreur dans la saisie des commandes par exemple.
• les coûts intangibles : Au-delà des coûts directs induits, une erreur peut avoir des conséquences néfastes à plus long terme pour l'entreprise et nuire à son image. Par exemple, combien de temps allez-vous garder ce client si les petites erreurs de saisie dans les commandes ou dans les factures s'enchaînent ?

On peut également prévoir qu'avec la complexification des processus et l'augmentation du volume de données à traiter, la pression reposant sur les épaules des équipes, le stress et les erreurs humaines vont se multiplier.

Ces erreurs de saisie ont un coût qui fait grimper le coût global de la gestion manuelle des données.