Créances clients : définition, calcul et fonctionnement

Dans la vie d'une entreprise, de nombreux facteurs impactent sa situation comptable et financière. Les créances clients, essentielles pour alimenter la trésorerie d'une société, peuvent devenir des obstacles à son bon développement si elle subit régulièrement des retards de paiement. Optimiser la gestion de ses créances permet par la suite de mieux contrôler sa trésorerie et surtout son encours clients qui ne doit pas être trop important.

Alors, c'est quoi une créance client ? Comment mesurer son poids dans les finances d’une société ? Existe-t-il différents types de créances clients ? Nous répondons à toutes ces interrogations dans cet article. En bonus, vous trouverez également un modèle Excel de calcul de l’encours clients disponible gratuitement 🎁

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Qu'est-ce qu'une créance client ?

Une créance client constitue la somme que doit un client à une entreprise lui ayant fourni un bien ou un service dans le cadre de ses activités. Elle fait partie de l'actif disponible du bilan comptable d'une société, à la différence d'une dette qui s'inscrit dans le passif du bilan.

Pour établir l’existence d’une créance client, elle doit être incontestable. C’est à ce moment que l’on peut affirmer que la créance est certaine. Pour prouver le caractère certain d’une créance, le créancier doit être en mesure de fournir tout document attestant de l’accord du client pour la prestation. Différents documents peuvent faire office de preuve :

• Un devis signé
• Un bon de commande signé
• Un bon de livraison signé
• Une facture associée à la prestation
• …

Les paiements tardifs des créances clients sont aujourd'hui considérés comme la cause principale des défaillances d’entreprises en France. Pouvoir anticiper ce manque à gagner et améliorer le recouvrement amiable de ces créances clients devient alors essentiel pour assurer la pérennité de l'entreprise.

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Comment calculer une créance client ?

Il est tout à fait normal qu’une entreprise en période d’activité doive gérer un certain volume de créances clients. C’est d’ailleurs bon signe pour ses finances. Attention toutefois à ce que le poids relatif de ces créances ne déséquilibre pas la trésorerie. En effet, chaque euro facturé n’est pas immédiatement encaissé. Le temps de réalisation de la prestation, le délai de paiement accordé au client et le délai réel que prend le client pour régler sa créance peut s’étaler sur une longue période durant laquelle aucun encaissement n’a été observé.

C’est donc le “poids” de ces créances clients facturées mais encore non payées qu’il faut surveiller très attentivement. Voici un exemple de deux indicateurs particulièrement utiles pour rendre compte de ce que pèsent les créances dans la trésorerie totale.

Le calcul de l’encours clients avec modèle Excel 🎁

L’encours clients est un indicateur plutôt basique du poste clients. Pour calculer l’encours clients, il suffit d’additionner :

• Les factures non échues
• Les factures échues
• Les factures à émettre

Ce qui correspond à :

Encours clients = factures non échues + factures échues + factures à émettre

Concrètement, il s’agit de prendre en compte tout ce qui n’a pas encore été réglé par les clients mais qui a bien été facturé ou validé par l’entreprise créancière.

Pour vous faciliter ce calcul, nous mettons à votre disposition gratuitement un modèle Excel de calcul de l’encours clients 🎁

Vous y retrouverez la visualisation de votre encours clients par mois ainsi que votre encours cumulé sur une année entière. Tous les calculs se font automatiquement à partir des données que vous aurez renseignées dans l’onglet dédié.

Quels sont les risques liés aux créances clients ?

Les créances clients, lorsqu'elles mettent du temps à être réglées, peuvent avoir des conséquences sur la vie d'une entreprise. En effet, le délai de paiement de vos factures par vos clients a un impact direct sur votre besoin en fonds de roulement ou BFR.

En cas de retard de paiement, votre trésorerie baisse et vous disposez alors de moins de liquidités pour assurer votre production ou votre vente de services. Pouvoir mesurer et maîtriser les délais de paiement de vos créances clients vous assure de maintenir votre trésorerie à un niveau convenable et diminue votre risque d'impayés.

Pour garder le contrôle de votre trésorerie, il est essentiel de déterminer le moment le plus opportun pour facturer : le plus tôt sera le mieux pour être payé rapidement. De manière générale, la date limite de règlement d'une créance est fixée à 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date de facturation. Dans la mesure du possible, le mieux est aussi de fixer vous-même ce délai (avec certains clients, comme les grands groupes, ce sont eux qui vont vous l'imposer). Intégrez aussi l'équipe commerciale dans ce processus pour qu'elle en informe les clients au moment du parcours de vente. Le délai de paiement est également à mentionner dans vos Conditions Générales de Vente.

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Quels sont les différents types de créances clients ?

Une créance client ne présente pas immédiatement un risque pour votre entreprise. Le statut d'une créance client évolue au fil du temps en fonction de la relation client ou du délai écoulé depuis la date de facturation. Voici les différents types de créances qui peuvent exister :

Créance non échue

Une créance est dite "non échue" entre le moment où la facture est émise et le moment où elle parvient à échéance (60 jours maximum). Elle n'a pas d'impact négatif sur votre trésorerie et la créance n'est pas considérée comme exigible durant cette période car vous avez accordé un délai de paiement à votre client.

Créance échue

Une créance est considérée comme échue dès lors que sa date d'échéance est dépassée. Vous pouvez exiger le paiement de cette dernière car le délai que vous avez fixé au préalable est atteint.

Créance en souffrance ou créance impayée

Dès lors que le délai de paiement de votre créance client est dépassé, elle est considérée comme en "souffrance" ou "impayée". Il est possible d'avoir recours au recouvrement à l'amiable pour ne pas engager de procédure judiciaire. Des services d'accompagnement pour ces procédures existent.

Créance litigieuse

Lorsque le client conteste le paiement d'une créance en raison de la non livraison ou de la livraison incomplète du produit ou du service vendu par exemple, elle est considérée comme "litigieuse". L'entreprise étant dans l'incapacité de recevoir une partie ou la totalité de son paiement doit alors constater une dépréciation de créance à hauteur du montant total ou partiel de la facture initiale.

Créance douteuse

Une créance est appelée douteuse dès lors que l'entreprise considère qu'elle risque de ne pas récupérer une partie ou la totalité du paiement qui lui est dû à cause de la situation financière actuelle de son client par exemple. La comptabilisation d'une dépréciation de la créance doit également être mise en œuvre de manière totale ou partielle.

Créance irrécouvrable

Dès lors que l'entreprise est certaine de ne pas pouvoir être payée, la créance douteuse devient irrécouvrable. Ceci arrive dans le cas de la disparition du débiteur ou de sa liquidation judiciaire par exemple. Pour qu'une créance douteuse soit considérée comme irrécouvrable, il faut pouvoir attester de son irrécouvrabilité. Il sera alors possible de récupérer la TVA de votre créance, ce qui n'est pas permis dans le cas d'une créance douteuse.

Créance ancienne

Les créances anciennes constituent l'ensemble des créances qui n'ont pas été recouvrées. La prescription de créance s'élève à 2 ans et le dépassement de ce délai entraîne l'impossibilité pour le créancier de faire appel à la justice pour procéder au recouvrement de la créance.

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Comment gérer la relance d'une créance client ?

Comme nous l'avons évoqué, les délais de paiement des créances ont un impact négatif considérable sur la trésorerie d'une entreprise. Avoir la capacité d'anticiper, de prioriser et d'automatiser son processus de relance de factures impayées à divers moments clés de la "vie" d'une créance augmente vos chances d'être payé rapidement. C'est pourquoi LeanPay propose, grâce à son logiciel de relance client, des scénarii de relance client à ses utilisateurs en respectant trois leviers :

🎖️ La priorisation des créances à suivre

✅ L'automatisation de vos relances de créances

🧑🏻 La personnalisation des relances pour correspondre au ton employé auprès de chaque client

Le module de relances clients n'est pas la seule fonctionnalité de LeanPay qui aide les équipes financières à optimiser leur cash. C'est en intégrant cette dimension d'automatisation au sein d'un large panel de solutions innovantes que notre outil permet aux entreprises de booster leur trésorerie. En voici une rapide présentation :

• L'ensemble des données relatives au poste clients sont centralisées sur une interface unique et interactive pour faciliter le suivi des créances clients.
• Le paiement de leurs créances est facilité pour les clients en leur permettant d'accéder à un portail de paiement sécurisé directement depuis le mail de relance.
• Les équipes commerciales et financières bénéficient d'un accès collaboratif à l'outil pour facilement retrouver la donnée qui les intéresse.
• Le risque client devient simple à maîtriser en attribuant à chaque client une limite d'encours couverte par l'assurance crédit qu'il ne doit pas dépasser.
• Le recouvrement peut être géré de A à Z directement depuis LeanPay en permettant la création et l'envoi d'un dossier de recouvrement à un prestataire depuis l'outil.