Quelles mentions obligatoires sur vos factures ?

En credit management, on optimise chaque étape du process order to cash. Aujourd'hui, notre article vise à parler du volet de la facturation. Une erreur commune dans la gestion du poste clients est de ne pas facturer le plus tôt possible. Par exemple, facturer tous les clients seulement en fin de mois. Ne pas recevoir l'information en temps et en heure que le client peut être facturé : la prestation est faite, une étape est atteinte, le produit est expédié etc. C'est déjà un gros travail que de remettre à plat tous ces process.

En revanche, un problème moins connu est celui de la conformité de la facture. Il n'est pas des moindres. Car si la facture n'est pas en règle, vous pouvez non seulement être sanctionné mais en plus votre client peut refuser de la payer. On fait le point !

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Factures : définition

Une facture constitue un document établi par une structure juridique qui détaille les conditions de vente de produits ou de services rendus : nature, quantité, prix... Elle est obligatoire pour toute prestation de services ou de vente de marchandises entre professionnels.

Une facture a plusieurs fonctions :

• Juridique : c'est la preuve juridique de la réalité d'une prestation donnée ou des produits vendus. Elle constate le droit du vendeur d'exiger un paiement.
• Commerciale : elle précise les conditions de la vente entre le vendeur et son client.
• Comptable : elle sert de pièce comptable, indispensable pour réaliser les comptes annuels.
• Fiscale : c'est le support pour la collecte et la déduction de la TVA et le contrôle de l'impôt.

Elle possède ainsi une valeur juridique importante. À ce titre, elle doit respecter une certaine mise en forme et des contraintes de contenu, définies par l'article L441-9 du code de commerce.

Sachez d'ailleurs que si vos factures ne respectent pas la loi, cela peut-être source de litige. Vos clients auront un bon prétexte pour retarder le paiement.

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Factures : les mentions obligatoires

Tout d'abord, vos factures doivent être écrites en français et être établies en 2 exemplaires dont l'original est remis au client.

Vous devez conserver vos factures durant 10 ans en tant que pièces comptables. Cela peut être sous format papier ou électronique.

Assurez-vous que vos factures comportent toutes les mentions ci-dessous qui sont obligatoires.

• Date de la facture : la date à laquelle la facture est émise
• Numéro de la facture : c'est un numéro unique pour chaque facture. Il est défini de manière chronologique et continue. Il peut suivre certains schémas tels que le préfixe par année. Il est à faire figurer sur toutes les pages de la facture. Attention, il n'est pas possible d'émettre des factures a posteriori : elles doivent être émises au moment de la vente ou de la prestation de services.
• Date de la vente ou de la prestation de service : jour effectif de la livraison des produits ou de la fin de la prestation de services
• Identité du vendeur c'est-à-dire sa dénomination sociale, l'adresse du siège social, l'adresse de facturation (si elle est différente), le SIREN ou le SIRET, le code NAF, la forme juridique, le capital social, le numéro RCS et ville où se trouve le greffe d'immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers pour un artisan (numéro SIREN + RM + numéro du département d'immatriculation)
• Identité du client : dénomination sociale, adresse du client, adresse de facturation si différente, adresse de livraison, numéro SIREN
• Numéro du bon de commande lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur
• Numéro d'identification à la TVA du vendeur et du client (s'il est redevable de la TVA). Ces précisions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant HT est ⩽ à 150 €.
• Désignation du produit ou du service rendu :

1. nature, marque, référence des produits
2. matériaux fournis et main-d’œuvre pour les prestations

• Détails sur les opérations facturées : si elles sont constituées exclusivement de livraisons de bien ou exclusivement de prestations de service ou si elles sont constituées de ces deux catégories d'opérations
• L'adresse de livraison des biens lorsqu'elle est différente de l'adresse du client
• Décompte détaillé de chaque prestation/produit fourni : détail en quantité et prix
• Prix catalogue : prix unitaire HT des produits vendus ou taux horaire HT des services rendus
• Majoration éventuelle des prix : frais d'emballage ou de transport par exemple
• Taux de TVA légalement applicable. Si plusieurs taux différents de TVA s'appliquent, chaque ligne doit indiquer clairement le taux de TVA correspondant.
• Mention "option pour le paiement de la taxe d'après les débits" si le prestataire a choisi de payer la TVA d'après les débits plutôt que la TVA sur les encaissements.
• Réduction de prix : remises éventuelles, sauf les escomptes non prévus sur la facture
• Somme à payer : somme totale à régler en HT et TTC
• Modalités de paiement : la date d'échéance du paiement, le taux de pénalités en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l'indemnité forfaitaire (40 €) pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

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